Primeros pasos · Lección 7 de 8
Asigna chats automáticamente a tu equipo
Repartir a mano funciona hasta que hay mucho trabajo. Bugalou puede hacerlo por ti de tres maneras, y puedes combinarlas. En esta lección eliges la que mejor encaja con tu equipo.
12 minDisponible desde Pro
Qué aprenderás
- La diferencia entre las tres formas de repartir
- Activar la asignación automática
- Crear una regla de enrutamiento con round robin
- Evitar que se queden conversaciones atrás
Paso a paso
- 1
Elige la forma que encaje con tu equipo
La asignación automática da cada conversación nueva al compañero disponible con menos conversaciones abiertas; es el comienzo más sencillo. Las reglas de enrutamiento se basan en el contenido o el origen y pueden repartir por turnos dentro de un equipo. La asignación predeterminada por canal envía cada canal a una persona o a un equipo. Un equipo pequeño suele tener bastante con la primera.
- 2
Activa la asignación automática
Ve a Ajustes › Ajustes del espacio de trabajo › Preferencias y, en Ajustes de conversación, activa Asignar conversaciones automáticamente. A partir de ahora, el compañero disponible con menos conversaciones abiertas recibe cada conversación nueva. Las conversaciones que ya están asignadas a alguien se quedan con esa persona.
- 3
Acordad cómo usáis vuestro estado
Haz clic en tu avatar, abajo a la izquierda, y elige Ausente cuando te vayas un rato o estés de vacaciones. Quien esté en Ausente o desconectado no recibe conversaciones nuevas, tampoco por round robin. Si se te olvida, recibes conversaciones mientras no estás. Por eso acordad que todos mantengan su estado al día, sobre todo antes de comer o de un día libre.
- 4
Crea una regla de enrutamiento con round robin
Ve a Reglas de enrutamiento y haz clic en + Nueva regla. Ponle un nombre a la regla, elige Palabra clave como condición, por ejemplo, e introduce las palabras separadas por una barra vertical, como cita|cambiar|cancelar. Elige Round robin en equipo como acción, selecciona el equipo y haz clic en Crear regla. Los mensajes con esas palabras van ahora por turnos a los miembros de ese equipo.
- 5
Define un valor predeterminado por canal
En la parte superior de Reglas de enrutamiento, en Asignación predeterminada por canal, elige un usuario o un equipo por canal y haz clic en Guardar. Si la asignación automática también está activada, la conversación la recibe el compañero menos ocupado de ese equipo. Así, los mensajes de WhatsApp pueden ir a Soporte y los correos a Administración, por ejemplo.
- 6
Prueba cada regla
Envía un mensaje con la palabra clave desde tu propio móvil o dirección de correo y comprueba en la bandeja de entrada quién lo recibe. Las reglas se ejecutan de arriba abajo y el orden lo defines tú. Pon una regla específica por encima de una general. Una regla nueva tiene Detener al coincidir activado, así que las reglas posteriores ya no se aplican.
Errores habituales
Todos están en Ausente
Si nadie está disponible, la conversación no se asigna a nadie. Se queda en Sin asignar o con el equipo. Por eso mira ahí también en las horas tranquilas y, desde luego, después de un fin de semana.
Un equipo sin miembros
El round robin solo puede repartir entre los miembros activos de un equipo. Comprueba en los ajustes del equipo que todos están dentro y que la invitación se aceptó de verdad.
Palabras clave demasiado amplias
Una palabra clave como pregunta coincide con casi todos los mensajes, así que todo va a un solo equipo. Elige palabras que digan algo de verdad y comprueba al cabo de una semana si el reparto es el correcto.
Consejos
- ¿Clientes de Alemania para tu compañero de habla alemana? Usa la condición Patrón de número de teléfono con el prefijo del país.
- Con Hora del día envías las conversaciones de la tarde-noche o del fin de semana a otro equipo.
- Con Enterprise, la condición Categoría de IA (descripción) reconoce de qué trata un mensaje, como una queja.
- En Starter aún puedes elegir un equipo o un compañero por número de WhatsApp en Ajustes › Ajustes del espacio de trabajo › WhatsApp.
Has terminado cuando
- Asignar conversaciones automáticamente está activado, o has elegido el enrutamiento a propósito
- Todos saben cómo funciona el estado Ausente
- Cada regla está probada con un mensaje real
- Alguien revisa Sin asignar cada día
Preguntas frecuentes
¿Qué es el round robin?
Las conversaciones van por turnos a los miembros de un equipo. Quien esté en Ausente o desconectado se salta esa ronda.
¿En qué se diferencia de la asignación automática?
La asignación automática mira quién tiene menos conversaciones abiertas. El round robin mira a quién le toca, esté tan ocupado como esté ese compañero.
¿Qué plan incluye la asignación automática?
La asignación automática y las reglas de enrutamiento forman parte de Pro y Enterprise. La condición Categoría de IA requiere Enterprise.