Crea y gestiona equipos para organizar las conversaciones de tu bandeja de entrada. Aprende a añadir miembros, asignar responsables de equipo, definir colores y dirigir las conversaciones al equipo adecuado.

¿Qué son los equipos de la bandeja de entrada?

Los equipos de la bandeja de entrada son grupos de miembros del equipo que te ayudan a organizar y dirigir las conversaciones de tu bandeja de entrada. A diferencia de los roles (que controlan los permisos), los equipos sirven para agrupar a las personas por función o departamento y así poder asignar las conversaciones al grupo adecuado.

Mira cómo repartir los chats entre tu equipo automáticamente

Pasos y transcripción en la página del vídeo →

Por ejemplo, podrías crear equipos como:

Ventas — gestiona las preguntas previas a la compra y los presupuestos
Soporte — gestiona los problemas posventa y las devoluciones
Facturación — gestiona las facturas y las preguntas sobre pagos
Técnico — gestiona el soporte técnico específico del producto

Acceder a los ajustes de equipo

Ve a Configuración → Configuración del espacio de trabajo → Configuración del equipo para gestionar tus equipos. Aquí puedes crear, editar y eliminar equipos.

Crear un equipo

Haz clic en el botón "Añadir equipo" (Team toevoegen) de la parte superior derecha
Rellena los datos del equipo:
- Nombre del equipo — un nombre claro y descriptivo (p. ej., "Ventas", "Soporte")
- Descripción (opcional) — explica qué gestiona el equipo
- Color — elige un color para identificarlo fácilmente de un vistazo en la bandeja de entrada
- Miembros — selecciona qué miembros del equipo añadir
Haz clic en "Crear" para guardar el equipo

Tarjetas de equipo

Cada equipo se muestra como una tarjeta que indica:

Nombre del equipo con su insignia de color
Etiqueta Predeterminado — si el equipo está definido como predeterminado para las conversaciones nuevas
Descripción — qué gestiona el equipo
Número de miembros — cuántos miembros tiene el equipo
Número de conversaciones — cuántas conversaciones están asignadas a este equipo
Avatares de los miembros — muestra hasta 5 avatares de miembros con un "+X" para el resto

Editar un equipo

Haz clic en el icono de lápiz de la tarjeta de un equipo para editar su nombre, descripción, color o miembros. Los cambios se guardan de inmediato.

Eliminar un equipo

Haz clic en el icono de papelera de la tarjeta de un equipo para eliminarlo. Las conversaciones asignadas a un equipo eliminado quedarán sin asignar. Esta acción no se puede deshacer.

Equipo predeterminado por canal (enrutamiento automático)

Puedes asignar un equipo predeterminado por canal, de modo que cada conversación entrante nueva de ese canal se asigne automáticamente al equipo elegido. Funciona con todos los canales:

WhatsApp — define un equipo predeterminado por número de teléfono (Canales → WhatsApp → desplegable Enrutamiento de equipo)
Instagram — define un equipo predeterminado para tu cuenta de Instagram (Canales → Instagram → Enrutamiento de equipo)
Messenger — define un equipo predeterminado por página de Facebook (Canales → Messenger → Enrutamiento de equipo)
Email — define un equipo predeterminado por cuenta de email (Canales → Email → Enrutamiento de equipo)
Chat web — define un equipo predeterminado para tu widget de chat (Canales → Chat web → Enrutamiento de equipo)

Una vez definido, todas las conversaciones nuevas de ese canal recibirán automáticamente la insignia del equipo y aparecerán en la vista filtrada del equipo. Las conversaciones existentes no se ven afectadas; puedes asignarlas manualmente.

Reglas de enrutamiento (plan Pro)

Para un enrutamiento más avanzado, el motor de reglas de enrutamiento te permite crear reglas condicionales que dirigen automáticamente las conversaciones según:

Palabras clave — coincidencia de palabras en el contenido del mensaje
Hora del día — enruta de forma distinta en horario laboral y fuera de él
Plataforma — enruta según el canal (WhatsApp, Instagram, Email, etc.)
Patrón de número de teléfono — coincidencia con los números de teléfono entrantes
Etiqueta de contacto — enruta según las etiquetas del contacto

Las reglas de enrutamiento pueden asignar a un equipo, usar el reparto round-robin, asignar a un usuario concreto, definir la prioridad o añadir etiquetas. Las reglas se evalúan de arriba abajo y se detienen en la primera coincidencia (salvo que se configure otra cosa). Las reglas de enrutamiento requieren un plan Pro o superior.

Asignación round-robin

El round-robin reparte las conversaciones entrantes de forma equitativa entre los miembros del equipo. Cuando una regla de enrutamiento usa la acción "Round-Robin", selecciona el equipo y asigna automáticamente cada conversación nueva al siguiente miembro del equipo disponible por turnos. Así se garantiza un reparto justo de la carga de trabajo.

Cómo funcionan los equipos en la bandeja de entrada

Una vez creados los equipos, aparecen en la barra lateral de la bandeja de entrada como opciones de filtro. Puedes:

Filtrar conversaciones por equipo — haz clic en el nombre de un equipo en la barra lateral de la bandeja de entrada para ver solo las conversaciones de ese equipo
Asignar conversaciones a un equipo — usa el desplegable de equipo de una conversación para dirigirla al grupo adecuado
Asignar automáticamente con el equipo predeterminado del canal — define un equipo predeterminado por canal para que las conversaciones nuevas se dirijan automáticamente
Asignar automáticamente con reglas de enrutamiento — crea reglas de enrutamiento para un enrutamiento condicional avanzado (plan Pro)

La insignia del equipo (punto de color + nombre del equipo) se muestra junto a las etiquetas en la lista de conversaciones para identificarla fácilmente de un vistazo.

Equipos frente a roles

Función	Equipos	Roles
Finalidad	Organizar y dirigir conversaciones	Controlar el acceso y los permisos
Dónde	Configuración del espacio de trabajo → Configuración del equipo	Configuración del espacio de trabajo → Configuración de usuarios
Visible en	Barra lateral de la bandeja de entrada, asignación de conversaciones	Gestión de usuarios, control de acceso
Un usuario puede tener	Varios equipos	Un rol

Para gestionar los permisos de usuario, consulta Gestionar tu equipo y los roles.

Gestión de equipos de la bandeja de entrada