Wat is het WhatsApp 24-uurs berichtenvenster?
Wanneer je WhatsApp Business API gebruikt voor je klantenservice of marketing, geldt er een belangrijke regel: het
24-uurs berichtenvenster. Dit venster bepaalt wanneer je vrij berichten mag sturen naar een klant en wanneer je een vooraf goedgekeurd sjabloon (template) nodig hebt.
De regel werkt als volgt:
-
Een klant stuurt jou een bericht via WhatsApp.
- Op dat moment opent er een
venster van 24 uur.
- Binnen die 24 uur mag je
vrij reageren — zoveel berichten als je wilt, in elke vorm (tekst, afbeeldingen, documenten, knoppen, enzovoort).
- Zodra het venster
verloopt, kun je niet meer vrij berichten sturen. Je hebt dan een
goedgekeurd template nodig om het gesprek te heropenen.
Dit venster wordt ook wel een
service-conversatie of
klantenservice-sessie genoemd. Het is de kern van hoe de WhatsApp Business API werkt.
Wanneer opent het venster precies?
Het 24-uurs venster opent op het moment dat een klant een bericht naar je stuurt. Elk nieuw bericht van de klant
verlengt het venster opnieuw met 24 uur. Zolang de klant blijft reageren, blijft het venster open.
Stuur je zelf een template-bericht naar een klant (bijvoorbeeld een orderstatus-update), dan opent dat géén service-venster. Het opent een
marketing- of
utility-conversatie van 24 uur, maar dat is een ander type gesprek met andere kosten.
Wat gebeurt er na 24 uur?
Als het venster verloopt en de klant heeft niet opnieuw gereageerd, dan kun je:
1.
Wachten tot de klant je weer een bericht stuurt — zodra dat gebeurt, opent er een nieuw venster.
2.
Een template-bericht sturen — dit is een vooraf door Meta goedgekeurd bericht met een vaste structuur. Denk aan bestelbevestigingen, afspraakherinneringen of marketingaanbiedingen.
Je kunt dus
niet zomaar een vrij bericht typen en versturen nadat het venster is verlopen. WhatsApp blokkeert dat bericht en het wordt niet afgeleverd.
Voorbeeld
Stel, een klant stuurt je maandag om 10:00 uur een vraag. Je hebt tot dinsdag 10:00 uur om vrij te reageren. Om 09:00 uur op dinsdag stuur je een antwoord — prima, je zit binnen het venster. Maar als je woensdagochtend nog iets wilt toevoegen, is het venster gesloten. Je moet dan een template gebruiken.
Waarom bestaat het 24-uurs venster?
Meta (het moederbedrijf van WhatsApp) heeft deze regel ingevoerd om twee redenen:
1. Anti-spam bescherming
WhatsApp wil voorkomen dat bedrijven hun gebruikers overspoelen met ongewenste berichten. Door bedrijven te beperken tot een reactievenster, behoudt de klant controle. Alleen als de klant zelf het gesprek start, mag je vrij communiceren.
2. Kwaliteit van de ervaring
Meta wil dat WhatsApp een persoonlijk en betrouwbaar kanaal blijft. Als elk bedrijf op elk moment marketingberichten zou mogen sturen, zou WhatsApp een tweede e-mail-inbox worden — vol spam en reclame. De 24-uursregel voorkomt dat.
3. Inkomstenmodel
Templates kosten geld. Door vrij berichten te beperken tot het 24-uurs venster stimuleert Meta bedrijven om templates te gebruiken voor proactieve communicatie. Dat is een bewuste commerciële keuze.
Tips: slim omgaan met het 24-uurs venster
1. Reageer snel
Hoe sneller je reageert op een klantbericht, hoe meer tijd je overhoudt in het venster. Laat berichten niet uren liggen — zeker niet als je later nog een follow-up wilt sturen. Statistieken tonen aan dat 75% van de klanten verwacht binnen 1 uur antwoord te krijgen. Door deze verwachting te overtreffen, verbeter je de klanttevredenheid aanzienlijk.
2. Gebruik templates strategisch
Bereid templates voor die je na het verlopen van het venster kunt sturen. Denk aan:
- "Hoi! We hebben nog een update over je bestelling. Mogen we je helpen?"
- "Bedankt voor je vraag van eerder. Heb je nog meer nodig?"
Templates moeten vooraf worden goedgekeurd door Meta, dus maak ze op tijd aan. Dit kan je helpen om sneller te reageren nadat het venster is verlopen.
3. Zet automatiseringen in
Met automatiseringsregels kun je ervoor zorgen dat:
- Klantberichten
direct een bevestiging krijgen (bijv. "Bedankt voor je bericht, we reageren binnen 1 uur").
- FAQ-vragen
automatisch beantwoord worden, zodat je het venster niet hoeft te verspillen aan standaardantwoorden.
- Gesprekken automatisch worden
toegewezen aan de juiste medewerker.
Een voorbeeld van automatisering is het gebruik van chatbots die op veelgestelde vragen kunnen antwoorden. Dit kan niet alleen tijd besparen, maar zorgt er ook voor dat je klanten snel geholpen worden.
4. Combineer kanalen
Gebruik WhatsApp niet als je enige kanaal. Combineer het met
e-mail,
live chat en
Instagram zodat klanten altijd een manier hebben om je te bereiken. Als het WhatsApp-venster verloopt, kun je een klant bijvoorbeeld via e-mail een herinnering sturen.
5. Volg je venstertijden
Houd bij welke gesprekken bijna verlopen. In Bugalou kun je zien wanneer een venster afloopt, zodat je nog op tijd kunt reageren. Dit helpt je om proactief te zijn en voorkomt dat je belangrijke follow-ups mist.
Hoe werkt het 24-uurs venster in Bugalou?
In Bugalou is het 24-uurs venster volledig geïntegreerd in je workflow:
Zichtbaarheid van het venster
In elk WhatsApp-gesprek zie je wanneer het 24-uurs venster verloopt. Zo weet je altijd hoeveel tijd je nog hebt om vrij te reageren. Dit voorkomt verwarring en helpt je om je reacties effectief te timen.
Melding bij verlopen venster
Wanneer het venster verloopt, krijg je een melding. Bugalou laat je dan weten dat je een template moet gebruiken om het gesprek te heropenen. Je kunt niet per ongeluk een vrij bericht sturen dat niet aankomt. Dit systeem maakt het gemakkelijker om je communicatie goed te beheren.
Templates via Broadcasts
Met de
Broadcasts-functie kun je eenvoudig template-berichten versturen — zowel aan individuele klanten als aan grote groepen. Je kunt templates aanmaken, laten goedkeuren en direct inzetten vanuit Bugalou. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat je altijd de juiste boodschap op het juiste moment kunt versturen.
Automatiseringen
Stel automatiseringen in die reageren op binnenkomende berichten, zodat je het venster optimaal benut. Denk aan automatische begroetingen, FAQ-chatbots en slimme routering naar de juiste medewerker. Dit maakt je klantenservice efficiënter en verbetert de algehele klantbeleving.
Veelgestelde vragen
Kan ik het venster verlengen?
Niet handmatig. Het venster wordt automatisch verlengd wanneer de klant een nieuw bericht stuurt. Jouw berichten verlengen het venster niet, dus plan je communicatie goed.
Wat als ik een bericht stuur na het verlopen van het venster?
Het bericht wordt niet afgeleverd. Je moet eerst een template sturen. Zodra de klant reageert, opent er een nieuw venster, wat essentieel is voor het beheer van je gesprekken.
Geldt het venster ook voor de WhatsApp Business App?
Nee. Het 24-uurs venster is specifiek voor de WhatsApp Business API. De gewone Business App heeft andere (minder formele) beperkingen.
Telt een template als een nieuw gesprek?
Ja, een template opent een nieuw 24-uurs gesprek van het type dat hoort bij het template. Zodra de klant reageert, opent er ook een gratis service-conversatie.
Conclusie
Het 24-uurs berichtenvenster is een essentieel onderdeel van de WhatsApp Business API. Het beschermt klanten tegen spam en zorgt ervoor dat bedrijven snel reageren. Door slim om te gaan met het venster — snel reageren, templates voorbereiden en automatiseringen inzetten — haal je het maximale uit WhatsApp als klantenservicekanaal.
Met Bugalou heb je altijd overzicht over je venstertijden, kun je moeiteloos templates versturen en beheer je alle klantgesprekken vanuit één inbox.
Gerelateerde onderwerpen
