Automatische WhatsApp-berichten: zo werkt het + 22 voorbeelden (2026)

Automatische WhatsApp-berichten zijn berichten die je bedrijf verstuurt zonder dat een medewerker op 'verzenden' drukt. Een klant plaatst een bestelling, stuurt 's avonds een vraag of heeft over twee dagen een afspraak, en WhatsApp doet de rest. In deze gids lees je welke soorten automatische WhatsApp-berichten er zijn, welke regels Meta hanteert, wat het kost en hoe je ze instelt. Met meer dan 20 voorbeeldberichten die je direct kunt overnemen.

Wat zijn automatische WhatsApp-berichten?

Een automatisch WhatsApp-bericht wordt verstuurd op basis van een trigger: een gebeurtenis die vooraf is ingesteld. Dat kan een binnenkomend bericht zijn ("klant stuurt voor het eerst een bericht"), een tijdstip ("buiten openingstijden") of een gebeurtenis in een ander systeem ("bestelling is verzonden").

Grofweg zijn er twee richtingen:

• Reactieve berichten — de klant stuurt eerst iets en jij reageert automatisch. Denk aan een welkomstbericht, afwezigheidsbericht of een antwoord van een AI-agent.
• Proactieve berichten — jij stuurt als eerste, bijvoorbeeld een orderbevestiging, verzendmelding of afspraakherinnering.

Dat onderscheid is belangrijk, want WhatsApp behandelt beide soorten anders. Reactieve berichten mag je vrij formuleren. Proactieve berichten moeten via een goedgekeurde template. Daarover verderop meer.

Zoek je vooral kant-en-klare teksten voor welkomst- en afwezigheidsberichten? Kijk dan ook bij WhatsApp automatisch antwoord: 15+ voorbeelden. Wil je je hele klantenservice via WhatsApp automatiseren, met chatbot en AI? Lees dan WhatsApp Business automatisering voor webshops. Dit artikel gaat over automatische WhatsApp-berichten in de volle breedte: van eerste begroeting tot verzendmelding.

WhatsApp Business App of API: wat kun je automatiseren?

Hoeveel je kunt automatiseren hangt af van de versie van WhatsApp die je gebruikt.

De gratis WhatsApp Business App

De app heeft drie ingebouwde opties:

• Welkomstbericht — één vast bericht bij het eerste contact.
• Afwezigheidsbericht — een automatisch antwoord buiten de ingestelde tijden.
• Snelle antwoorden — opgeslagen teksten die je zelf invoegt met een sneltoets. Die worden dus niet automatisch verstuurd.

Meer zit er niet in. De app kan niet reageren op een bestelling in je webshop, kent geen voorwaarden ("stuur dit alleen als...") en heeft geen koppelingen met andere software. Voor een eenmanszaak met een paar berichten per dag is dat prima. Voor een webshop met tientallen bestellingen per dag niet.

De WhatsApp Business API (Cloud API)

Met de API koppel je WhatsApp aan software die de berichten voor je verstuurt. Daarmee kun je automatische WhatsApp-berichten versturen op basis van vrijwel elke trigger: orderstatus, tijd, trefwoord, tag of een gebeurtenis in een gekoppeld systeem. Bugalou maakt rechtstreeks verbinding met de officiële WhatsApp Cloud API van Meta, zonder tussenpartij. Je gebruikt je eigen Meta Business-account.

Automatische WhatsApp-berichten: 22 voorbeelden per situatie

Hieronder vind je voorbeeldberichten voor de meest voorkomende momenten. Tussen accolades staan variabelen die automatisch worden ingevuld, zoals de naam van de klant of het ordernummer. Pas toon en emoji's aan op je eigen merk.

1. Eerste contact en welkom

• "Hoi {{voornaam}}! Bedankt voor je bericht aan {{bedrijf}}. We reageren meestal binnen een uur. Heb je een ordernummer? Stuur het gerust mee, dan helpen we je sneller."
• "Welkom bij {{bedrijf}}! Waar kunnen we je mee helpen? 1️⃣ Mijn bestelling 2️⃣ Retour of ruilen 3️⃣ Productvraag 4️⃣ Iets anders"
• "Hoi! Je bent welkom bij {{bedrijf}}. Veel antwoorden vind je ook in ons helpcentrum: {{link}}. Liever persoonlijk contact? Stel je vraag hier."

2. Buiten openingstijden

• "Bedankt voor je bericht! We zijn nu gesloten. Ma–vr 9:00–17:30 zijn we er weer. Je vraag staat bovenaan de lijst."
• "Ons team is offline, maar je bericht is goed aangekomen. Morgenochtend reageren we. Gaat het om een bestelling? Volg je pakket alvast via {{tracking_link}}."

3. Bestelling en betaling

• "Bedankt voor je bestelling, {{voornaam}}! Order #{{ordernummer}} is ontvangen. We laten je weten zodra je pakket onderweg is."
• "Je betaling voor order #{{ordernummer}} is gelukt. Je bestelling wordt nu ingepakt."
• "Je bestelling #{{ordernummer}} staat nog open omdat de betaling niet is afgerond. Wil je het opnieuw proberen? {{betaallink}}"

4. Verzending en bezorging

• "Goed nieuws! Je bestelling #{{ordernummer}} is onderweg. Volg je pakket hier: {{tracking_link}}"
• "Je pakket wordt vandaag bezorgd. Niet thuis? Via {{tracking_link}} kun je de bezorging aanpassen."
• "Helaas loopt je bestelling #{{ordernummer}} een paar dagen vertraging op. Nieuwe verwachte leverdatum: {{datum}}. Excuses voor het ongemak."

5. Retour en terugbetaling

• "We hebben je retouraanvraag ontvangen. Je retourlabel vind je hier: {{link}}. Lever het pakket binnen 14 dagen in."
• "Je retour is binnen! De terugbetaling van {{bedrag}} staat binnen 5 werkdagen op je rekening."

6. Afspraken en reserveringen

• "Herinnering: je afspraak bij {{bedrijf}} is morgen om {{tijd}}. Kun je niet? Laat het ons hier even weten."
• "Je reservering voor {{datum}} is bevestigd. Tot dan!"
• "Over een uur is je afspraak bij {{bedrijf}}. Je vindt ons op {{adres}}. Tot zo!"

7. Na het gesprek of na levering

• "Is je vraag goed beantwoord, {{voornaam}}? Geef ons een cijfer van 1 tot 5. Zo worden we elke dag een beetje beter."
• "Heb je je bestelling in goede orde ontvangen? We horen graag wat je ervan vindt: {{review_link}}"
• "We hebben al een paar dagen niets van je gehoord. Is je vraag nog actueel? Stuur gerust een bericht, dan pakken we het weer op."

8. Marketing (alleen met opt-in)

• "Hoi {{voornaam}}, het product waarop je wachtte is weer op voorraad: {{productlink}}. Wees er snel bij!"
• "Alleen voor WhatsApp-abonnees: dit weekend 15% korting met code {{code}}. Geen berichten meer ontvangen? Stuur STOP."
• "Welkom op onze WhatsApp-lijst! Je hoort als eerste over nieuwe collecties. Afmelden kan altijd met STOP."

Overzicht: welke automatische berichten, welke trigger, welke regels?

Welke categorie een template krijgt, bepaalt Meta bij de goedkeuring. Een bericht met korting of een verkoopdoel wordt bijna altijd als marketing aangemerkt, ook als het er als service uitziet.

De regels: 24-uursvenster, templates en opt-in

Het 24-uursvenster

Zodra een klant jou een bericht stuurt, gaat er een venster van 24 uur open. Binnen dat venster mag je vrij antwoorden, ook automatisch. Daarbuiten mag je alleen nog een vooraf goedgekeurde template sturen. Meer uitleg vind je in ons artikel over het WhatsApp 24-uursvenster.

Goedgekeurde templates

Proactieve automatische WhatsApp-berichten, zoals een orderbevestiging, stuur je via een template. Dat is een vaste tekst met variabelen die je vooraf ter goedkeuring bij Meta indient. In Bugalou maak en beheer je templates direct vanuit het dashboard. Houd templates kort, duidelijk en zonder verkooppraatjes als het om een servicebericht gaat. Zo is de kans op goedkeuring als 'utility' groter.

Opt-in

Je mag klanten alleen proactief benaderen als ze daar toestemming voor hebben gegeven. Dat kan bij het afrekenen, via een formulier of doordat de klant je zelf een bericht stuurt. Geef altijd een makkelijke manier om af te melden. Klanten die je berichten blokkeren of als spam melden, schaden de kwaliteitsscore van je nummer.

Wat kosten automatische WhatsApp-berichten?

Sinds 1 juli 2025 rekent Meta per afgeleverd templatebericht, niet meer per gesprek. Dat betekent in de praktijk:

• Service-berichten (vrije antwoorden binnen het 24-uursvenster) zijn gratis. Een welkomstbericht, afwezigheidsbericht of AI-antwoord kost dus niets aan Meta.
• Utility-templates (orderbevestiging, verzendmelding) zijn gratis als ze binnen een open venster worden verstuurd, en betaald daarbuiten.
• Marketing-templates worden altijd per bericht afgerekend.

De tarieven verschillen per land. In WhatsApp Business API kosten in 2026 lees je wat je per bericht betaalt. Daarnaast betaal je voor de software die de berichten verstuurt. Bugalou kost €49 per maand (Starter, tot 5 basisautomatiseringen) of €109 per maand (Pro, onbeperkt automatiseringen, AI-agent zonder kosten per gesprek en broadcasts). Beide plannen bevatten 500 gesprekken per maand; extra gebruikers kosten €12 per maand. Bekijk alle details op de prijzenpagina.

Zo stel je automatische WhatsApp-berichten in (stappenplan)

1. Koppel WhatsApp Business via de API. In Bugalou verbind je je Meta Business-account rechtstreeks met de Cloud API. Je wordt stap voor stap door de verificatie geleid.
2. Koppel je webshop of andere systemen. Voor berichten op basis van orderstatus koppel je bijvoorbeeld WooCommerce, Lightspeed, Picqer of MyParcel. Met Zapier of Make sluit je andere tools aan.
3. Kies je eerste automatiseringen. Begin met de berichten die de meeste vragen voorkomen: een welkomstbericht, een afwezigheidsbericht en een verzendmelding met track & trace.
4. Maak de templates aan en dien ze in. Schrijf ze kort, met variabelen voor naam en ordernummer, en wacht op goedkeuring van Meta.
5. Bouw de flow. Kies een trigger (nieuw bericht, trefwoord, buiten openingstijden, orderstatus), voeg voorwaarden toe en kies de actie: een bericht sturen, een keuzemenu tonen, een tag toevoegen of het gesprek toewijzen aan een team.
6. Test met je eigen nummer. Plaats een testbestelling en controleer of alle variabelen goed worden ingevuld.
7. Meet en verbeter. Kijk welke vragen ondanks de automatisering nog binnenkomen en vul je flows of kennisbank daarop aan.

Alle antwoorden van klanten op je automatische berichten komen gewoon in de gedeelde inbox terecht, zodat je team kan overnemen waar nodig. Op de pagina WhatsApp automatisering zie je hoe dat er in Bugalou uitziet.

Automatische WhatsApp-berichten met AI

Vaste berichten werken goed voor voorspelbare momenten. Maar klanten stellen hun vragen zelden met dezelfde woorden. Een AI-agent begrijpt een vraag als "waar blijft mijn pakket nou?" net zo goed als "track en trace?" en geeft een passend antwoord op basis van je kennisbank en, met een webshopkoppeling, de echte orderdata.

In Bugalou zit de AI-agent in het Pro-plan, zonder extra kosten per gesprek. Kan de AI een vraag niet beantwoorden, dan gaat het gesprek naar een medewerker. Zo combineer je automatische WhatsApp-berichten voor vaste momenten met AI voor de vragen daartussen.

7 tips voor automatische berichten die klanten wél waarderen

1. Wees persoonlijk. Gebruik de voornaam en het ordernummer. Een bericht dat duidelijk over hun bestelling gaat, wordt gelezen.
2. Eén bericht, één doel. Een verzendmelding is geen plek voor een kortingsactie.
3. Geef een volgende stap. Een trackinglink, een keuzemenu of de vraag of iets duidelijk is.
4. Wees eerlijk over reactietijden. Beloof geen "direct antwoord" als je team pas morgen kijkt.
5. Doseer marketing. Te veel promotieberichten leiden tot blokkades en afmeldingen.
6. Laat altijd een mens bereikbaar zijn. Automatiseer de routine, niet de klachten.
7. Controleer je templates regelmatig. Verouderde levertijden of retourtermijnen leveren juist extra vragen op.

Conclusie

Automatische WhatsApp-berichten besparen je team veel tijd en geven klanten sneller duidelijkheid. Begin klein met een welkomstbericht, een afwezigheidsbericht en een verzendmelding. Breid daarna uit met herinneringen, follow-ups en AI. Houd je aan de regels rond templates en opt-in, dan blijft WhatsApp een kanaal dat klanten graag gebruiken.

Probeer Bugalou 14 dagen gratis en stel je eerste automatische WhatsApp-berichten in.

Veelgestelde vragen over automatische WhatsApp-berichten