Klantenservice
Een gedeelde mailbox toevoegen in Outlook: stap-voor-stap gids
Gian Boender
Bijgewerkt op 28 jun 2026
Bugalou Platform
Ontdek wat Bugalou voor jou kan doen
Alles wat je nodig hebt voor geweldige klantenservice — in één platform
Alles wat je nodig hebt voor geweldige klantenservice — in één platform
Een gedeelde mailbox in Outlook maakt het mogelijk dat meerdere medewerkers dezelfde inbox lezen en beantwoorden. Ideaal voor een info@, support@ of klantenservice@-adres. In deze gids leer je hoe je het instelt — stap voor stap.
Een gedeelde mailbox is een postvak dat door meerdere gebruikers tegelijk kan worden geopend. Berichten die naar info@jouwbedrijf.nl worden gestuurd, komen binnen in deze gedeelde inbox. Iedereen met toegang kan ze lezen, beantwoorden en verplaatsen.
De voordelen van een gedeelde mailbox zijn talrijk:
Een gedeelde mailbox is vooral handig voor teams die samenwerken aan klantcommunicatie. Volgens een onderzoek van HubSpot ontvangt 70% van de consumenten e-mails van bedrijven, wat de noodzaak voor een efficiënte e-mailafhandeling benadrukt.
Het is belangrijk om te controleren of je organisatie aan deze vereisten voldoet voordat je begint met het instellen van een gedeelde mailbox.
Dit doen de beheerder van de Microsoft 365-omgeving:
Het aanmaken duurt maximaal 24 uur voordat de wijzigingen actief zijn, maar is vaak al na een paar minuten klaar.
Wist je dat organisaties die gebruik maken van een gedeelde mailbox vaak de responstijd op klantvragen met wel 30% kunnen verbeteren? Dit komt omdat medewerkers direct kunnen zien welke vragen al beantwoord zijn, waardoor ze niet opnieuw dezelfde informatie hoeven te verstrekken.
Nadat je toegang hebt gekregen:
De gedeelde mailbox verschijnt nu in de linkerkolom van Outlook onder jouw eigen postvak. Deze zichtbaarheid maakt het gemakkelijk voor teamleden om snel te schakelen tussen hun persoonlijke en gedeelde inbox.
De mailbox verschijnt direct in je sidebar. Het gebruik van de Web App kan handig zijn als je geen toegang hebt tot je desktop-app, bijvoorbeeld wanneer je onderweg bent.
Door het eenvoudig toevoegen van de gedeelde mailbox in Outlook voor Mac kunnen medewerkers ook hier efficiënt samenwerken, ongeacht hun platform.
Om e-mails te sturen namens het gedeelde adres:
Als Van niet zichtbaar is:
Om e-mails te versturen vanuit de gedeelde mailbox:
Deze functionaliteit zorgt ervoor dat je altijd professioneel en in lijn met je bedrijfsvoering kunt communiceren, ongeacht welk apparaat je gebruikt.
Het is cruciaal dat teamleden goed communiceren over welke e-mails zij hebben beantwoord. Dit kan bijvoorbeeld door het gebruik van interne notities of het markeren van e-mails als beantwoord. Dit voorkomt verwarring en dubbele antwoorden.
Door regels in te stellen binnen de gedeelde mailbox kan je e-mails automatisch categoriseren en verplaatsen naar specifieke mappen. Dit helpt om de mailbox georganiseerd te houden en zorgt ervoor dat belangrijke berichten niet verloren gaan. Een goed voorbeeld hiervan is het gebruik van mappen voor verschillende onderwerpen of klanttypes.
Bij veel voorkomende vragen is het handig om sjablonen te maken. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat alle communicatie consistent is. Je kunt deze sjablonen eenvoudig in Outlook opslaan en gebruiken wanneer nodig.
Outlook heeft een krachtige zoekfunctie waarmee je snel specifieke e-mails kunt vinden. Gebruik zoekwoorden of filters om je zoekopdracht te verfijnen. Dit kan vooral nuttig zijn als je werkt met een grote hoeveelheid e-mails.
Een gedeelde mailbox vergemakkelijkt samenwerking binnen teams, vermindert het risico op dubbele antwoorden en maakt het eenvoudiger om e-mails te versturen vanuit een algemeen adres.
Je moet de juiste machtigingen van je beheerder krijgen. Zorg ervoor dat je zowel Volledige toegang als Verzenden als machtigingen hebt gekregen.
Controleer of je de juiste stappen hebt gevolgd en of je de juiste machtigingen hebt. Neem contact op met je IT-afdeling voor verdere ondersteuning.
Ja, als je de juiste beheerdersrechten hebt, kun je een gedeelde mailbox verwijderen via het Microsoft 365 Admin Center.
Meldingen kunnen worden ingesteld in de instellingen van het postvak in het Microsoft 365 Admin Center om ervoor te zorgen dat belangrijke e-mails niet worden gemist.
Voor grote teams kan een gedeelde mailbox onhandig worden. In dat geval is het beter om een dedicated klantenservice-tool te overwegen.
Oprichter van Bugalou en e-commerce ondernemer. Als ondernemer merkte ik dat klantenservice tools ofwel onbetaalbaar waren, ofwel zo ingewikkeld dat je een IT-afdeling nodig had. Die frustratie leidde tot Bugalou.
© 2026 Bugalou. Alle rechten voorbehouden.