Aan de slag · Les 2 van 8

WhatsApp koppelen aan je klantenservice

Met je eerste kanaal komen klantberichten echt binnen in Bugalou. We nemen WhatsApp als voorbeeld, omdat daar de meeste keuzes bij komen kijken. Maak die keuzes voordat je begint, dat scheelt later gedoe.

12 minBeschikbaar vanaf Starter

Wat je leert

  • Welk nummer je het beste kunt koppelen
  • De koppeling via Meta afronden
  • Wat Meta rekent en waarom je een betaalmethode nodig hebt
  • Bepalen wie de berichten van een nummer krijgt

Stap voor stap

  1. 1

    Kies welk nummer je koppelt

    Ga naar Kanalen en klik bij WhatsApp Business Platform (API) op Verbinden. Kies Nieuw WhatsApp-account aanmaken en koppelen, Bestaand WhatsApp-account koppelen, of klik op de link voor de WhatsApp Business-app. Neem er even de tijd voor: klanten slaan dit nummer op, dus wisselen betekent dat ze later een nieuw nummer moeten opslaan. Een fysiopraktijk kiest bijvoorbeeld het nummer dat al op de website staat.

  2. 2

    Zet klaar wat je nodig hebt

    Je hebt een Facebook-account nodig om in te loggen bij Meta, en de telefoon bij de hand. Een nieuw nummer mag vast of mobiel zijn, maar mag in geen enkele WhatsApp-app in gebruik zijn. Gebruik je de Business-app, werk die dan eerst bij naar versie 2.24.17 of nieuwer. Sta pop-ups voor Bugalou toe in je browser, want het venster van Meta opent als pop-up.

  3. 3

    Rond de koppeling af bij Meta

    Klik op Verbind Meta-account. In het venster van Meta kies je je bedrijf, vul je het nummer in en bevestig je met de code die je per sms of oproep krijgt. Bij de Business-app bevestig je de koppeling in de app zelf en kies je of je je chatgeschiedenis deelt. Werkt het venster niet, klik dan onder de knop op Probeer een andere manier.

  4. 4

    Kies het nummer en stel een pincode in

    Terug in Bugalou kies je het nummer en stel je een pincode van 6 cijfers in voor tweestapsverificatie. Deze pincode beveiligt je WhatsApp-account, dus bewaar hem ergens veilig. Bij een nummer uit de Business-app sla je deze stap over, want dat nummer is al bij Meta geregistreerd.

  5. 5

    Voeg een betaalmethode toe bij Meta

    Meta rekent voor templates, zoals orderupdates of afspraakherinneringen, en voor antwoorden boven de 1.000 gratis berichten per nummer per maand. Zonder betaalmethode worden die berichten niet afgeleverd, dus klanten krijgen dan gewoon geen antwoord. Voeg er een toe in Meta Business Suite. Deze kosten betaal je rechtstreeks aan Meta, los van je Bugalou-abonnement.

  6. 6

    Bepaal wie de berichten krijgt en test het

    Ga naar Instellingen › Workspace instellingen › WhatsApp. Kies per nummer een Team, of bij Toewijzen aan één collega; die krijgt nieuwe gesprekken dan bij Aan mij. Stuur daarna vanaf een andere telefoon een bericht naar het nummer en antwoord vanuit de inbox. Pas als dat heen en weer werkt, is de koppeling echt klaar.

Veelgemaakte fouten

Een nummer uit de gewone WhatsApp-app willen koppelen

Dat kan niet direct. Zet het eerst over naar de WhatsApp Business-app (je chats gaan mee) en koppel het dan als Business-app-nummer. De andere route is het WhatsApp-account verwijderen en het als nieuw nummer koppelen, maar maak dan eerst een back-up van je chats.

De Business-app wekenlang niet openen

Open de app minstens eens per twee weken, anders verbreekt Meta de koppeling. Let ook op wat er verandert: verzendlijsten, verdwijnende berichten, eenmalig bekijken en live locatie werken niet meer in de app, en groepschats blijven alleen in de app.

Verhuizen zonder voorbereiding

Zit je nummer nu bij een andere WhatsApp-aanbieder? Zet dan eerst tweestapsverificatie uit, en zorg dat je bedrijf, de weergavenaam en het WhatsApp-account zijn goedgekeurd bij Meta. Anders loopt de verhuizing vast in het venster van Meta.

Geen betaalmethode toevoegen

De eerste berichten lopen dan gewoon goed, waardoor het probleem pas later opvalt: boven de gratis berichten worden antwoorden niet meer afgeleverd. Regel dit dus meteen bij de koppeling.

Tips

  • Koppel je een tweede nummer? Kies in het venster van Meta je bestaande WhatsApp-account, dan delen beide nummers dezelfde templates.
  • Bedrijfsverificatie bij Meta is niet nodig om te beginnen, maar zonder verificatie kun je per dag maar een beperkt aantal nieuwe gesprekken starten.
  • Nog geen geschikt nummer? Een prepaid simkaart, een tweede mobiel nummer of je vaste nummer kan ook; een vast nummer bevestigt Meta met een oproep.
  • Liever eerst iets kleins? De websitechat koppel je zonder Meta, zie de volgende les.

Dit heb je klaar als

  • Het nummer staat als Verbonden bij Instellingen › Workspace instellingen › WhatsApp
  • Er staat een betaalmethode in Meta Business Suite
  • Elk nummer heeft een team of collega, of je hebt bewust gekozen voor geen
  • Een testbericht komt binnen en je antwoord komt aan

Veelgestelde vragen

Kan ik de WhatsApp Business-app blijven gebruiken?

Ja. Berichten gaan beide kanten op: wat je in de app typt zie je in Bugalou, en andersom. Oproepen blijven in de app binnenkomen.

Wat kost WhatsApp bovenop mijn abonnement?

Meta rekent voor templates en voor antwoorden boven de 1.000 gratis berichten per nummer per maand. Dat betaal je rechtstreeks aan Meta. Kijk voor actuele tarieven bij Meta zelf.

Wat als een klant na 24 uur antwoord krijgt?

Vrij antwoorden kan tot 24 uur na het laatste bericht van je klant. Daarna start je het gesprek opnieuw met een door Meta goedgekeurde template. Die beheer je via de knop Templates bij de WhatsApp-instellingen.

Kan ik een nummer later weer ontkoppelen?

Ja, via Ontkoppelen bij het nummer. Je kiest dan of je de gesprekken bewaart of verwijdert. Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt.