Aan de slag · Les 1 van 8
Een gedeelde inbox voor je klantenservice: zo werkt Bugalou
Alle klantvragen op één plek, zodat niemand meer hoeft te zoeken of dubbel antwoordt. In deze les leer je de indeling kennen, zodat je de volgende lessen meteen kunt volgen.
6 min
Wat je leert
- Hoe de inbox is ingedeeld
- Hoe je ziet wie een gesprek oppakt
- Waar je kanalen, AI en instellingen vindt
- Wat er in welk plan zit
Stap voor stap
- 1
Open de inbox en bekijk de filters
Klik links in het menu op Inbox. Daar zie je onder andere Alle, Niet toegewezen, Aan mij, Gesnoozed, Verloopt binnenkort en Gesloten. Een tandartspraktijk ziet hier bijvoorbeeld WhatsApp-vragen over afspraken tussen de e-mails en websitechats, in één lijst. Begin je dag bij Niet toegewezen: dat is het werk waar nog niemand verantwoordelijk voor is.
- 2
Pak een gesprek op
Open een gesprek en klik op Aan mij toewijzen. Het gesprek staat daarna bij Aan mij, en je collega's zien dat jij het oppakt. Zo voorkom je dat twee mensen dezelfde klant antwoorden, het meest voorkomende probleem bij een gedeeld e-mailadres of een gedeelde telefoon.
- 3
Let op Verloopt binnenkort
Hier staan onbeantwoorde chats waarvan het antwoordvenster van 24 uur binnen 4 uur sluit. Dat venster is een regel van Meta: daarna kun je op WhatsApp niet meer vrij antwoorden, maar alleen nog met een goedgekeurde template. Kijk dus een paar keer per dag in deze lijst, ook als je het druk hebt.
- 4
Leer de rest van het menu kennen
Bij Kanalen koppel je WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, e-mail en je websitechat. Onder AI Agent stel je de automatische antwoorden in, en onder Automatiseringen het terugkerende werk. Contacten bewaart je klanten, Statistieken laat zien hoe het gaat en bij Helpcentrum zet je artikelen online.
- 5
Vind de instellingen
Klik onderin het menu op Instellingen. Je krijgt drie keuzes: Organisatie instellingen (onder andere facturering), Workspace instellingen (team, routing, voorkeuren) en Persoonlijke instellingen (je eigen profiel). Op een telefoon zie je alleen de persoonlijke instellingen, dus richt de rest in op een computer.
- 6
Kijk wat er in je plan zit
Het gratis plan geeft je de websitechat voor 1 gebruiker en 50 gesprekken per maand, zonder AI. Starter voegt WhatsApp, Instagram, Messenger en e-mail toe. Pro voegt onder meer de AI-agent, routing regels en het helpcenter toe. Pagina's die niet in je plan zitten, zie je als afgeschermd voorbeeld, dus je kunt al kijken wat er kan.
Veelgemaakte fouten
Blijven antwoorden vanaf de oude plek
Antwoordt een collega nog vanuit zijn eigen mailbox of telefoon, dan zien de anderen dat antwoord niet of pas later. Spreek af dat klantgesprekken vanaf de startdatum alleen nog in de inbox worden gevoerd.
Gesprekken niet toewijzen
Als iedereen meeleest maar niemand een gesprek op zijn naam zet, denkt iedereen dat een ander het doet. Wijs elk gesprek toe zodra je eraan begint. Met meerdere collega's kan dat op Pro ook automatisch.
Klantgesprekken en teamchat door elkaar halen
De inbox is voor gesprekken met klanten, Teamchat is voor overleg tussen collega's. Stel je interne vraag dus niet in het antwoordveld van een klantgesprek zonder goed te kijken waar je typt.
Tips
- Met Ctrl+K zoek je vanaf elke pagina in het dashboard naar een onderdeel.
- Koppel eerst één kanaal en werk daar een paar dagen mee voordat je de rest toevoegt.
- Zie je in het menu Aan de slag staan? Dat leidt je langs de belangrijkste instellingen.
Dit heb je klaar als
- Je kunt uitleggen waar Niet toegewezen en Aan mij voor zijn
- Je weet hoe je een gesprek aan jezelf toewijst
- Je vindt Kanalen, AI Agent en de drie soorten instellingen
- Je weet wat er in je huidige plan zit
Veelgestelde vragen
Wat is een gedeelde inbox?
Eén lijst met alle klantgesprekken, die je hele team samen beheert. Iedereen ziet hetzelfde gesprek en wie het oppakt, in plaats van losse mailboxen en telefoons.
Is Bugalou alleen voor webshops?
Nee. De koppelingen met webshops zijn een extra. Een praktijk, sportschool, verhuurbedrijf of adviesbureau gebruikt dezelfde inbox, kanalen en AI-agent.
Kan ik Bugalou gratis proberen?
Ja. Je kunt Starter of Pro 14 dagen gratis proberen zonder creditcard. Daarnaast is er een gratis plan met alleen de websitechat, voor 1 gebruiker en tot 50 gesprekken per maand.