Aan de slag · Les 6 van 8
Je team uitnodigen in je gedeelde inbox
Zodra je met meer mensen werkt, wil je dat iedereen in dezelfde inbox zit, met precies de rechten die nodig zijn. De rol die je kiest, bepaalt namelijk ook wat iemand kan veranderen.
10 minBeschikbaar vanaf Starter
Wat je leert
- Zorgen dat je genoeg gebruikers hebt
- Een collega uitnodigen
- De juiste rol kiezen
- Teams maken en gebruiken
Stap voor stap
- 1
Regel eerst genoeg plekken
Starter en Pro bevatten 1 gebruiker, elke extra gebruiker kost €12 per maand. Extra plekken voeg je toe bij Instellingen › Organisatie instellingen › Facturering & gebruik. Bij het volle aantal kun je de knop om uit te nodigen niet gebruiken. Het gratis plan is voor 1 gebruiker en daar kun je geen plekken bijkopen.
- 2
Nodig je collega uit
Ga naar Instellingen › Workspace instellingen › Gebruikersinstellingen en klik op Teamlid Toevoegen. Vul het e-mailadres in, kies een rol en klik op Uitnodigen. Je collega krijgt een e-mail met een link om een account af te maken, en staat in de lijst als Uitgenodigd tot dat gelukt is. Alleen de eigenaar en beheerders kunnen mensen uitnodigen.
- 3
Kies de juiste rol
Agent is de beperkte rol: de inbox, contacten en de eigen persoonlijke instellingen. Teamlid kan daarnaast ook bij onder meer automatiseringen, kanalen, de AI-agent, statistieken en de workspace-instellingen. Beheerder kan ook facturering beheren en mensen uitnodigen. Een medewerker die alleen klanten helpt, of een tijdelijke kracht in de drukte, is dus meestal een Agent.
- 4
Maak teams
Ga naar Team instellingen en klik op Team toevoegen. Geef het team een naam, zoals Administratie, Planning of Support, en voeg leden toe. Elk team krijgt een eigen plek onder Team Inbox in de inbox. Een garagebedrijf maakt bijvoorbeeld de teams Werkplaats en Verkoop, zodat een vraag over een APK niet tussen de offertes verdwijnt.
- 5
Laat gesprekken bij het juiste team komen
Een team doet pas iets als er gesprekken naartoe gaan. Kies bij Instellingen › Workspace instellingen › WhatsApp per nummer een Team, of wijs een gesprek in de inbox toe aan een collega of team. Op Pro kan dat ook automatisch, zie de volgende les.
- 6
Controleer het samen
Vraag je collega om in te loggen en een testgesprek te openen. Kijk of hij het team onder Team Inbox ziet, en of hij alleen ziet wat bij zijn rol hoort. Vertrekt iemand, verwijder hem dan met het prullenbakje in de lijst, zodat zijn plek vrijkomt en hij geen toegang meer heeft.
Veelgemaakte fouten
Iedereen Beheerder maken
Een beheerder kan ook facturering en het team beheren. Dat is onhandig als iemand per ongeluk iets wijzigt en lastig als iemand vertrekt. Geef mensen de laagste rol waarmee ze hun werk kunnen doen. Je kunt een rol later altijd wijzigen.
Denken dat Teamlid een beperkte rol is
De naam klinkt bescheiden, maar een Teamlid kan bij kanalen, automatiseringen en de AI-agent. Wil je dat iemand alleen klanten helpt, kies dan Agent.
Meer leden dan plekken
Zijn er meer leden dan plekken, bijvoorbeeld na een wijziging van je plan, dan staat iemand op Geen Zitplaats. Voeg extra gebruikers toe of verwijder een lid om dat op te lossen.
Tips
- Komt de uitnodiging niet aan? Laat je collega in de spam kijken. Controleer ook het adres; staat er een typefout in, verwijder de uitnodiging en stuur een nieuwe.
- De instellingen voor je team vind je alleen op een computer, niet op een telefoon.
- Begin met twee of drie teams. Je kunt er altijd meer maken als het nodig is.
Dit heb je klaar als
- Je collega's staan op Actief bij Gebruikersinstellingen
- Iedereen heeft de laagste rol die past
- Je teams hebben leden
- Er komen gesprekken bij het juiste team binnen
Veelgestelde vragen
Wat kost een extra gebruiker?
Op Starter en Pro €12 per gebruiker per maand. Eén gebruiker is inbegrepen.
Wat is het verschil tussen Agent en Teamlid?
Een Agent werkt alleen in de inbox en met contacten. Een Teamlid kan ook bij onder meer kanalen, automatiseringen, de AI-agent en de workspace-instellingen.
Kan een collega bij meerdere teams horen?
Ja. Je kiest per team welke leden erin zitten, en iemand kan in meerdere teams zitten.