Agente de atención al cliente · Lección 4 de 5
Trabajar juntos en una conversación: comentarios, tareas y citas
No puedes resolver todas las preguntas solo. En esta lección aprendes a implicar a un compañero sin que el cliente lo lea y a asegurarte de que una promesa no se olvide.
5 minDisponible desde Starter
Qué aprenderás
- Preguntar a un compañero sin que lo vea el cliente
- Convertir una conversación en una tarea
- Poner un recordatorio que se cancela cuando el cliente responde
- Elegir entre comentario, nota y tarea
Paso a paso
- 1
Escribe un comentario interno
Debajo del cuadro de texto encontrarás Comentario interno, seguido de Solo visible para tu equipo. Escribe ahí tu pregunta, no en el cuadro de texto normal de arriba. Todo lo que está en el cuadro normal va al cliente.
- 2
Menciona al compañero que necesitas
Escribe @ y elige un nombre de la lista. Tu compañero recibe una notificación y encuentra la conversación en Mencionado. Di enseguida lo que necesitas: "@Sam, ¿puedes comprobar si esta factura está pagada?" funciona mejor que "@Sam, ¿le echas un vistazo?".
- 3
Convierte la conversación en una tarea
Si no puedes terminar algo ahora mismo, haz clic en Más acciones › Añadir tarea. Rellena ¿Qué hay que hacer? con suficiente claridad para que un compañero pueda seguirlo, como "Llamar al proveedor por el plazo de entrega". La tarea sigue vinculada a la conversación y también aparece en Tareas en el menú.
- 4
Elige cuándo quieres que te lo recuerden
En Recuérdamelo elige un momento fijo, o Elegir hora para tu propia fecha y hora. Ocultar conversación hasta entonces la quita de tu lista por ahora; vuelve antes si el cliente responde. Así tu lista se mantiene limpia sin perder nada.
- 5
Haz seguimiento solo cuando haga falta
Activa Solo si el cliente no responde cuando estés esperando una respuesta. Si el cliente responde antes, el recordatorio se cancela. Un instalador que pide una foto del cuadro eléctrico solo tiene que volver a llamar si esa foto no llega.
- 6
Asigna la tarea a la persona adecuada
Abre Más opciones para Para quién, una nota y una prioridad. Si la tarea forma parte de un proyecto más grande, usa Poner también en un tablero y elige un tablero y una columna. Asigna la tarea a alguien; si no, se queda contigo.
- 7
Programa una cita o comparte en el chat del equipo
Más acciones › Programar cita pone una cita en Planificación, útil para una llamada o una visita. Si todo el equipo tiene que saberlo, elige Compartir en el chat del equipo. Así nadie tiene que explicar la conversación.
Errores habituales
Escribir tu pregunta en el cuadro equivocado
El cuadro de texto del cliente y el del comentario interno están muy juntos. Comprueba en cuál estás antes de enviar, sobre todo si es un comentario sobre un cliente o un precio.
Prometer sin una tarea
"Mañana te digo algo" se olvida con facilidad. Crea una tarea con recordatorio en el mismo momento en que lo escribes.
Usar un comentario para información duradera
Un comentario interno pertenece a esta conversación. Si algo es válido siempre para este cliente, como "prefiere llamadas después de las 16:00", ponlo en Notas, en el panel de la derecha.
Consejos
- Usa un comentario para una pregunta, una tarea para algo que tiene que ocurrir y Notas para lo que quieres recordar del cliente.
- Revisa Mencionado al empezar y al terminar el día, para que un compañero no se quede esperándote.
- A la derecha de la conversación, Tareas abiertas muestra lo que sigue pendiente para este cliente.
Has terminado cuando
- Has mencionado a un compañero en un comentario interno
- Has creado una tarea con recordatorio
- Conoces la diferencia entre comentario, Notas y tarea
- Tu equipo sabe dónde están Mencionado y Tareas
Preguntas frecuentes
¿Puede el cliente ver un comentario interno?
No, un comentario interno solo lo ve tu equipo. Eso sí, asegúrate de escribirlo en el cuadro correcto, porque el cuadro de texto normal sí llega al cliente.
¿Dónde veo dónde me han mencionado?
Recibes una notificación, y la conversación aparece en la bandeja de entrada bajo el filtro Mencionado.
¿Vuelve una conversación oculta si el cliente responde?
Sí. Ocultar conversación hasta entonces la mantiene apartada hasta tu recordatorio, salvo que el cliente responda antes.