Erste Schritte · Lektion 2 von 8

WhatsApp mit deinem Kundenservice verbinden

Mit deinem ersten Kanal kommen Kundennachrichten wirklich in Bugalou an. Wir nehmen WhatsApp als Beispiel, weil es hier die meisten Entscheidungen gibt. Triff sie, bevor du anfängst, das erspart dir später Ärger.

12 Min.Verfügbar ab Starter

Was du lernst

  • Welche Nummer du am besten verbindest
  • Wie du die Verbindung über Meta abschließt
  • Was Meta berechnet und warum du eine Zahlungsmethode brauchst
  • Wie du festlegst, wer die Nachrichten einer Nummer bekommt

Schritt für Schritt

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    Wähle die Nummer, die du verbindest

    Gehe zu Kanäle und klicke bei WhatsApp Business Platform (API) auf Verbinden. Wähle Neues WhatsApp-Konto erstellen und verbinden, Bestehendes WhatsApp-Konto verbinden oder klicke auf den Link für die WhatsApp Business-App. Nimm dir dafür kurz Zeit: Kunden speichern diese Nummer, ein späterer Wechsel bedeutet also, dass sie eine neue speichern müssen. Eine Physiotherapiepraxis nimmt zum Beispiel die Nummer, die schon auf der Website steht.

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    Lege bereit, was du brauchst

    Du brauchst ein Facebook-Konto für die Anmeldung bei Meta und das Telefon griffbereit. Eine neue Nummer kann Festnetz oder Mobil sein, darf aber in keiner WhatsApp-App genutzt werden. Nutzt du die Business-App, aktualisiere sie zuerst auf Version 2.24.17 oder neuer. Erlaube Pop-ups für Bugalou in deinem Browser, denn das Fenster von Meta öffnet sich als Pop-up.

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    Schließe die Verbindung bei Meta ab

    Klicke auf Meta-Konto verbinden. Im Fenster von Meta wählst du dein Unternehmen, gibst die Nummer ein und bestätigst mit dem Code, den du per SMS oder Anruf bekommst. Bei der Business-App bestätigst du die Verbindung in der App selbst und wählst, ob du deinen Chatverlauf teilst. Klappt das Fenster nicht, klicke unter dem Button auf Alternative Methode versuchen.

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    Wähle die Nummer und lege eine PIN fest

    Zurück in Bugalou wählst du die Nummer und legst eine 6-stellige PIN für die zweistufige Verifizierung fest. Diese PIN schützt dein WhatsApp-Konto, bewahre sie also sicher auf. Bei einer Nummer aus der Business-App entfällt dieser Schritt, weil sie schon bei Meta registriert ist.

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    Hinterlege eine Zahlungsmethode bei Meta

    Meta berechnet Vorlagen, etwa Bestellupdates oder Terminerinnerungen, und Antworten über 1.000 kostenlose Nachrichten pro Nummer und Monat. Ohne Zahlungsmethode werden diese Nachrichten nicht zugestellt, Kunden bekommen dann also einfach keine Antwort. Füge in der Meta Business Suite eine hinzu. Diese Kosten zahlst du direkt an Meta, unabhängig von deinem Bugalou-Abo.

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    Lege fest, wer die Nachrichten bekommt, und teste

    Gehe zu Einstellungen › Workspace-Einstellungen › WhatsApp. Wähle pro Nummer ein Team oder unter Zuweisen an einen Kollegen; neue Gespräche landen dann bei dieser Person in Mir zugewiesen. Schicke danach von einem anderen Telefon eine Nachricht an die Nummer und antworte aus dem Posteingang. Erst wenn das in beide Richtungen klappt, ist die Verbindung wirklich fertig.

Häufige Fehler

Eine Nummer aus der normalen WhatsApp-App verbinden wollen

Das geht nicht direkt. Übertrage sie zuerst in die WhatsApp Business-App (deine Chats kommen mit) und verbinde sie dann als Nummer aus der Business-App. Der andere Weg ist, das WhatsApp-Konto zu löschen und sie als neue Nummer zu verbinden, sichere dann aber zuerst deine Chats.

Die Business-App wochenlang nicht öffnen

Öffne die App mindestens alle zwei Wochen, sonst beendet Meta die Verbindung. Beachte auch, was sich ändert: Broadcast-Listen, selbstlöschende Nachrichten, einmal ansehen und Live-Standort funktionieren in der App nicht mehr, und Gruppenchats bleiben nur in der App.

Ohne Vorbereitung umziehen

Ist deine Nummer jetzt bei einem anderen WhatsApp-Anbieter? Schalte zuerst die Zwei-Schritt-Verifizierung aus und sorge dafür, dass dein Unternehmen, der Anzeigename und das WhatsApp-Konto bei Meta genehmigt sind. Sonst bleibt der Umzug im Fenster von Meta hängen.

Die Zahlungsmethode auslassen

Die ersten Nachrichten laufen normal, deshalb fällt das Problem erst später auf: Über den kostenlosen Nachrichten werden Antworten nicht mehr zugestellt. Kläre das also gleich beim Verbinden.

Tipps

  • Verbindest du eine zweite Nummer? Wähle im Fenster von Meta dein bestehendes WhatsApp-Konto, dann teilen beide Nummern dieselben Vorlagen.
  • Eine Unternehmensverifizierung bei Meta ist für den Start nicht nötig, ohne sie kannst du aber pro Tag nur eine begrenzte Zahl neuer Gespräche beginnen.
  • Noch keine passende Nummer? Eine Prepaid-SIM, eine zweite Mobilnummer oder deine Festnetznummer geht auch; eine Festnetznummer bestätigt Meta per Anruf.
  • Lieber klein anfangen? Den Website-Chat verbindest du ohne Meta, siehe nächste Lektion.

Du bist fertig, wenn

  • Die Nummer steht als Verbunden unter Einstellungen › Workspace-Einstellungen › WhatsApp
  • In der Meta Business Suite ist eine Zahlungsmethode hinterlegt
  • Jede Nummer hat ein Team oder einen Kollegen, oder du hast dich bewusst dagegen entschieden
  • Eine Testnachricht kommt an und deine Antwort wird zugestellt

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die WhatsApp Business-App weiter nutzen?

Ja. Nachrichten gehen in beide Richtungen: Was du in der App tippst, siehst du in Bugalou, und umgekehrt. Anrufe kommen weiter in der App an.

Was kostet WhatsApp zusätzlich zum Abo?

Meta berechnet Vorlagen und Antworten über 1.000 kostenlose Nachrichten pro Nummer und Monat. Das zahlst du direkt an Meta. Aktuelle Preise findest du bei Meta selbst.

Was, wenn ein Kunde erst nach 24 Stunden eine Antwort bekommt?

Frei antworten kannst du bis 24 Stunden nach der letzten Nachricht deines Kunden. Danach startest du das Gespräch neu mit einer von Meta genehmigten Vorlage. Diese verwaltest du über den Button Vorlagen in den WhatsApp-Einstellungen.

Kann ich eine Nummer später wieder trennen?

Ja, über Trennen bei der Nummer. Du wählst dann, ob du die Gespräche behältst oder löschst. Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.