Erste Schritte · Lektion 1 von 8

Ein gemeinsames Postfach für den Kundenservice: so funktioniert Bugalou

Alle Kundenfragen an einem Ort, damit niemand suchen muss und niemand doppelt antwortet. In dieser Lektion lernst du den Aufbau kennen, damit du den nächsten Lektionen direkt folgen kannst.

6 Min.

Was du lernst

  • Wie der Posteingang aufgebaut ist
  • Wie du siehst, wer ein Gespräch bearbeitet
  • Wo du Kanäle, KI und Einstellungen findest
  • Was in welchem Tarif enthalten ist

Schritt für Schritt

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    Öffne den Posteingang und sieh dir die Filter an

    Klicke links im Menü auf Posteingang. Dort findest du unter anderem Alle, Nicht zugewiesen, Mir zugewiesen, Zurückgestellt, Läuft bald ab und Geschlossen. Eine Zahnarztpraxis sieht hier zum Beispiel WhatsApp-Fragen zu Terminen zwischen E-Mails und Website-Chats, in einer einzigen Liste. Starte deinen Tag bei Nicht zugewiesen: Das ist die Arbeit, für die noch niemand zuständig ist.

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    Übernimm ein Gespräch

    Öffne ein Gespräch und klicke auf Mir zuweisen. Es steht dann unter Mir zugewiesen, und deine Kollegen sehen, dass du dich darum kümmerst. So antworten nicht zwei Personen demselben Kunden, das typische Problem bei einer gemeinsamen E-Mail-Adresse oder einem gemeinsamen Handy.

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    Behalte Läuft bald ab im Blick

    Hier stehen unbeantwortete Chats, deren 24-Stunden-Antwortfenster sich innerhalb von 4 Stunden schließt. Dieses Fenster ist eine Regel von Meta: Danach kannst du auf WhatsApp nicht mehr frei antworten, sondern nur noch mit einer genehmigten Vorlage. Schau deshalb mehrmals am Tag in diese Liste, auch wenn viel los ist.

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    Lerne den Rest des Menüs kennen

    Unter Kanäle verbindest du WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, E-Mail und deinen Website-Chat. Unter KI-Agent richtest du automatische Antworten ein, unter Automatisierungen wiederkehrende Arbeit. Kontakte speichert deine Kunden, Analysen zeigt, wie es läuft, und im Hilfecenter veröffentlichst du Artikel.

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    Finde die Einstellungen

    Klicke unten im Menü auf Einstellungen. Du bekommst drei Optionen: Organisationseinstellungen (unter anderem die Abrechnung), Workspace-Einstellungen (Team, Routing, Präferenzen) und Persönliche Einstellungen (dein eigenes Profil). Auf dem Handy siehst du nur die persönlichen Einstellungen, richte den Rest also am Computer ein.

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    Prüfe, was dein Tarif enthält

    Der kostenlose Tarif bietet dir den Website-Chat für 1 Nutzer und 50 Gespräche im Monat, ohne KI. Starter ergänzt WhatsApp, Instagram, Messenger und E-Mail. Pro ergänzt unter anderem den KI-Agenten, Routing-Regeln und das Hilfecenter. Seiten außerhalb deines Tarifs siehst du als gesperrte Vorschau, du kannst also schon sehen, was möglich ist.

Häufige Fehler

Weiter vom alten Ort aus antworten

Antwortet ein Kollege weiter aus seinem eigenen Postfach oder vom Handy, sehen die anderen diese Antwort nicht oder zu spät. Vereinbart, dass Kundengespräche ab einem festen Datum nur noch im Posteingang laufen.

Gespräche nicht zuweisen

Wenn alle mitlesen, aber niemand ein Gespräch übernimmt, denkt jeder, ein anderer macht es. Weise jedes Gespräch zu, sobald du damit anfängst. Mit mehreren Kollegen geht das in Pro auch automatisch.

Kundengespräche und Team-Chat verwechseln

Der Posteingang ist für Gespräche mit Kunden, der Team-Chat für den Austausch unter Kollegen. Tippe eine interne Frage also nicht in ein Kundengespräch, ohne zu prüfen, wo du gerade schreibst.

Tipps

  • Mit Strg+K (Ctrl+K) suchst du von jeder Seite aus nach einem Bereich des Dashboards.
  • Verbinde zuerst einen Kanal und arbeite ein paar Tage damit, bevor du den Rest ergänzt.
  • Siehst du im Menü Erste Schritte? Das führt dich durch die wichtigsten Einstellungen.

Du bist fertig, wenn

  • Du kannst erklären, wofür Nicht zugewiesen und Mir zugewiesen da sind
  • Du weißt, wie du dir ein Gespräch zuweist
  • Du findest Kanäle, KI-Agent und die drei Arten von Einstellungen
  • Du weißt, was dein aktueller Tarif enthält

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein gemeinsames Postfach?

Eine einzige Liste aller Kundengespräche, die dein ganzes Team zusammen verwaltet. Alle sehen dasselbe Gespräch und wer es bearbeitet, statt getrennter Postfächer und Handys.

Ist Bugalou nur für Webshops?

Nein. Die Webshop-Anbindungen sind ein Extra. Eine Praxis, ein Fitnessstudio, ein Verleih oder eine Beratung nutzt denselben Posteingang, dieselben Kanäle und denselben KI-Agenten.

Kann ich Bugalou kostenlos testen?

Ja. Du kannst Starter oder Pro 14 Tage kostenlos ohne Kreditkarte testen. Außerdem gibt es einen kostenlosen Tarif nur mit Website-Chat, für 1 Nutzer und bis zu 50 Gespräche im Monat.