Erste Schritte · Lektion 6 von 8

Dein Team in das gemeinsame Postfach einladen

Sobald ihr zu mehreren arbeitet, sollen alle im selben Posteingang sein, mit genau den Rechten, die sie brauchen. Die Rolle, die du wählst, bestimmt auch, was jemand ändern kann.

10 Min.Verfügbar ab Starter

Was du lernst

  • Für genug Nutzer sorgen
  • Einen Kollegen einladen
  • Die richtige Rolle wählen
  • Teams erstellen und nutzen

Schritt für Schritt

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    Sorge zuerst für genug Plätze

    Starter und Pro enthalten 1 Nutzer, jeder weitere kostet 12 € im Monat. Weitere Plätze ergänzt du unter Einstellungen › Organisationseinstellungen › Abrechnung & Nutzung. Ist das Limit erreicht, kannst du den Einladen-Button nicht nutzen. Der kostenlose Tarif ist für 1 Nutzer, dort kannst du keine Plätze dazukaufen.

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    Lade deinen Kollegen ein

    Gehe zu Einstellungen › Workspace-Einstellungen › Benutzereinstellungen und klicke auf Teammitglied Hinzufügen. Gib die E-Mail-Adresse ein, wähle eine Rolle und klicke auf Einladen. Dein Kollege bekommt eine E-Mail mit einem Link, um sein Konto fertigzustellen, und steht bis dahin als Eingeladen in der Liste. Nur der Inhaber und Admins können Personen einladen.

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    Wähle die richtige Rolle

    Agent ist die eingeschränkte Rolle: der Posteingang, Kontakte und die eigenen persönlichen Einstellungen. Teammitglied kommt zusätzlich unter anderem an Automatisierungen, Kanäle, den KI-Agenten, Analysen und die Workspace-Einstellungen. Admin kann auch die Abrechnung verwalten und Personen einladen. Wer nur Kunden hilft, oder eine Aushilfe für die Hochsaison, ist also meist ein Agent.

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    Erstelle Teams

    Gehe zu Team-Einstellungen und klicke oben rechts auf den Button, um ein Team zu ergänzen (er heißt derzeit Team toevoegen). Gib dem Team einen Namen, etwa Verwaltung, Planung oder Support, und füge Mitglieder hinzu. Jedes Team bekommt im Posteingang einen eigenen Platz unter Team-Postfächer. Eine Autowerkstatt erstellt zum Beispiel die Teams Werkstatt und Verkauf, damit eine Frage zur Inspektion nicht zwischen den Angeboten untergeht.

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    Leite Gespräche zum richtigen Team

    Ein Team bewirkt erst etwas, wenn Gespräche dorthin gehen. Wähle unter Einstellungen › Workspace-Einstellungen › WhatsApp pro Nummer ein Team oder weise ein Gespräch im Posteingang einem Kollegen oder Team zu. In Pro geht das auch automatisch, siehe nächste Lektion.

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    Prüft es gemeinsam

    Bitte deinen Kollegen, sich anzumelden und ein Testgespräch zu öffnen. Schaut, ob er das Team unter Team-Postfächer sieht und ob er nur sieht, was zu seiner Rolle gehört. Verlässt jemand das Unternehmen, entferne ihn mit dem Papierkorb in der Liste, dann ist sein Platz frei und er hat keinen Zugriff mehr.

Häufige Fehler

Alle zu Admins machen

Ein Admin kann auch Abrechnung und Team verwalten. Das ist ungünstig, wenn jemand aus Versehen etwas ändert, und schwierig, wenn jemand geht. Gib jedem die niedrigste Rolle, mit der er seine Arbeit machen kann. Du kannst eine Rolle später jederzeit ändern.

Teammitglied für eine eingeschränkte Rolle halten

Der Name klingt bescheiden, aber ein Teammitglied kommt an Kanäle, Automatisierungen und den KI-Agenten. Soll jemand nur Kunden helfen, wähle Agent.

Mehr Mitglieder als Plätze

Gibt es mehr Mitglieder als Plätze, etwa nach einem Tarifwechsel, steht jemand auf Kein Sitzplatz. Ergänze weitere Nutzer oder entferne ein Mitglied, um das zu lösen.

Tipps

  • Einladung kommt nicht an? Bitte deinen Kollegen, im Spam nachzusehen. Prüfe auch die Adresse; bei einem Tippfehler entferne die Einladung und sende eine neue.
  • Die Team-Einstellungen findest du nur am Computer, nicht auf dem Handy.
  • Beginne mit zwei oder drei Teams. Du kannst bei Bedarf jederzeit weitere ergänzen.

Du bist fertig, wenn

  • Deine Kollegen stehen auf Aktiv unter Benutzereinstellungen
  • Jeder hat die niedrigste passende Rolle
  • Deine Teams haben Mitglieder
  • Gespräche kommen beim richtigen Team an

Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein weiterer Nutzer?

In Starter und Pro 12 € pro Nutzer und Monat. Ein Nutzer ist enthalten.

Was ist der Unterschied zwischen Agent und Teammitglied?

Ein Agent arbeitet nur im Posteingang und mit Kontakten. Ein Teammitglied kommt unter anderem auch an Kanäle, Automatisierungen, den KI-Agenten und die Workspace-Einstellungen.

Kann ein Kollege in mehreren Teams sein?

Ja. Du wählst pro Team die Mitglieder, und jemand kann in mehreren Teams sein.