Afwezigheidsmelding: 16 voorbeelden + instellen in Outlook en Gmail (2026)

Ga je op vakantie, ben je een dag vrij of is het kantoor dicht tijdens de feestdagen? Dan wil je niet dat mensen dagen op een antwoord wachten zonder te weten waarom. Een afwezigheidsmelding (ook wel out-of-office-bericht of automatisch antwoord genoemd) lost dat op: wie je mailt, krijgt meteen te horen dat je er niet bent, tot wanneer, en bij wie hij terechtkan.

In dit artikel vind je 16 voorbeeldteksten om te kopiëren, wat er altijd in moet staan, en hoe je de melding instelt in Outlook en Gmail.

Wat zet je in een afwezigheidsmelding?

Een goede afwezigheidsmelding is kort en beantwoordt vier vragen:

1. Ben je er niet? Zeg het in de eerste zin.
2. Tot wanneer? Noem de datum waarop je weer reageert. "Na de vakantie" is te vaag.
3. Wat gebeurt er met de mail? Lees je hem later, of wordt hij niet doorgestuurd?
4. Bij wie kan iemand terecht? Een collega, een algemeen e-mailadres of een telefoonnummer voor dringende zaken.

Wat je beter weglaat:

• Te veel details. "Ik zit twee weken in Thailand" hoeft niemand te weten, en het vertelt onbekenden ook dat je huis leeg staat.
• Beloftes die je niet waarmaakt. Schrijf niet "ik reageer meteen na terugkomst" als er 300 mails op je wachten.
• Vertrouwelijke informatie. Je melding gaat ook naar onbekenden en spam-afzenders. Geen interne telefoonnummers of projectnamen.

16 voorbeelden van een afwezigheidsmelding

Kopieer de tekst en vervang wat tussen [haken] staat.

1. Kort en zakelijk

✉️ E-mail voorbeeld

Bedankt voor je bericht. Ik ben afwezig tot en met [datum] en heb in die periode beperkt toegang tot mijn e-mail. Vanaf [datum] reageer ik zo snel mogelijk. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres].

2. Formeel (u-vorm)

✉️ E-mail voorbeeld

Geachte afzender,

Dank u voor uw e-mail. Van [datum] tot en met [datum] ben ik niet aanwezig. Uw bericht wordt niet doorgestuurd. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met [naam] via [e-mailadres] of [telefoonnummer].

Met vriendelijke groet, [Naam]

3. Vakantie, informeel

✉️ E-mail voorbeeld

Hoi! Ik ben op vakantie en vanaf [datum] weer aan het werk. Je mail lees ik dan. Kan het niet wachten? Mail dan [naam collega] op [e-mailadres]. Tot snel!

4. Vakantie met vervanger

✉️ E-mail voorbeeld

Bedankt voor je e-mail. Ik ben met vakantie tot en met [datum]. In die periode neemt [naam collega] mijn werk waar. Je kunt hem of haar bereiken via [e-mailadres] of [telefoonnummer]. Na mijn terugkomst lees ik je bericht.

5. Eén dag vrij

✉️ E-mail voorbeeld

Ik ben vandaag niet aanwezig. Morgen, [datum], beantwoord ik je bericht. Voor dringende vragen kun je terecht bij [naam] via [e-mailadres].

6. Kerst en oud & nieuw

✉️ E-mail voorbeeld

Bedankt voor je bericht. Tijdens de feestdagen is ons kantoor gesloten van [datum] tot en met [datum]. Vanaf [datum] staan we weer voor je klaar en beantwoorden we alle berichten op volgorde van binnenkomst. We wensen je fijne feestdagen en een goed begin van het nieuwe jaar!

7. Feestdag (Koningsdag, Pasen, Hemelvaart)

✉️ E-mail voorbeeld

Vanwege [feestdag] zijn we vandaag gesloten. Morgen, [datum], zijn we weer bereikbaar en reageren we op je bericht.

8. Buiten kantooruren (klantenservice)

✉️ E-mail voorbeeld

Bedankt voor je bericht! Onze klantenservice is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van [tijd] tot [tijd]. We hebben je e-mail goed ontvangen en reageren op de eerstvolgende werkdag. Veel antwoorden vind je ook al in ons helpcentrum.

9. Webshop: drukte rond Black Friday of de feestdagen

✉️ E-mail voorbeeld

Bedankt voor je bericht! Door de drukte rond [actie] is onze reactietijd op dit moment langer dan normaal: we reageren binnen [aantal] werkdagen. Vragen over je bestelling? Met je ordernummer kun je je pakket volgen via [link]. Retourneren kan via [link].

10. Ziek

✉️ E-mail voorbeeld

Bedankt voor je bericht. Ik ben op dit moment ziek en weet nog niet wanneer ik weer aan het werk ben. Je e-mail wordt niet doorgestuurd. Voor dringende zaken kun je terecht bij [naam] via [e-mailadres].

11. Zwangerschaps- of ouderschapsverlof

✉️ E-mail voorbeeld

Bedankt voor je e-mail. Ik ben met verlof tot [datum]. In die periode lees ik mijn e-mail niet. Je kunt contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres], die mijn werk overneemt.

12. Op een beurs, training of congres

✉️ E-mail voorbeeld

Ik ben tot en met [datum] op [beurs/training] en heb beperkt tijd voor e-mail. Ik reageer uiterlijk [datum]. Ben je ook op [beurs]? Kom gerust langs bij stand [nummer].

13. Uit dienst

✉️ E-mail voorbeeld

Bedankt voor je bericht. Ik werk niet meer bij [bedrijf]. Je e-mail wordt niet doorgestuurd. Voor vragen kun je terecht bij [naam] via [e-mailadres] of bij ons algemene adres [e-mailadres].

14. Tweetalig (Nederlands en Engels)

✉️ E-mail voorbeeld

Bedankt voor je bericht. Ik ben afwezig tot en met [datum]. Voor dringende zaken kun je terecht bij [naam] via [e-mailadres].

Thank you for your email. I am out of the office until [date]. For urgent matters, please contact [name] at [email address].

15. Met humor (alleen als het bij je merk past)

✉️ E-mail voorbeeld

Ik ben even offline en laad mijn batterij op. Vanaf [datum] ben ik weer volledig opgeladen en beantwoord ik je mail. Is het dringend? [Naam] is wel online: [e-mailadres].

16. Gedeelde mailbox of team

✉️ E-mail voorbeeld

Bedankt voor je bericht aan [team]. We zijn tot en met [datum] met een kleinere bezetting aan het werk. Je e-mail is ontvangen en we reageren binnen [aantal] werkdagen. Gaat het over een bestelling? Vermeld dan je ordernummer, dan helpen we je sneller.

Zoek je teksten voor WhatsApp in plaats van e-mail? Kijk dan bij WhatsApp automatisch antwoord: 15+ voorbeelden.

Afwezigheidsmelding instellen in Outlook

Nieuwe Outlook en Outlook op het web

1. Klik rechtsboven op het tandwiel (Instellingen).
2. Ga naar Account > Automatische antwoorden.
3. Zet Automatische antwoorden inschakelen aan.
4. Vink Alleen antwoorden verzenden tijdens een periode aan en kies je begin- en einddatum. Dan zet de melding zichzelf uit en vergeet je dat niet.
5. Typ je bericht. Je kunt een aparte tekst instellen voor mensen buiten je organisatie.
6. Klik op Opslaan.

Klassieke Outlook (Windows)

1. Klik op Bestand > Automatische antwoorden.
2. Kies Automatische antwoorden verzenden en stel eventueel een periode in.
3. Vul een tekst in op het tabblad Binnen mijn organisatie en op Buiten mijn organisatie.
4. Klik op OK.

Zie je de knop Automatische antwoorden niet? Dan gebruik je waarschijnlijk een IMAP- of POP-account in plaats van Microsoft 365 of Exchange. Daar werkt een afwezigheidsmelding via een regel met een sjabloon, of stel je hem in bij je e-mailprovider.

Outlook op je telefoon

Tik op je profielfoto > het tandwiel > je account > Automatische antwoorden.

Afwezigheidsmelding instellen in Gmail

1. Klik rechtsboven op het tandwiel en kies Alle instellingen bekijken.
2. Blijf op het tabblad Algemeen en scrol naar het onderdeel voor automatische antwoorden bij afwezigheid (in het Engels: Vacation responder).
3. Zet het aan en kies de eerste en (optioneel) de laatste dag.
4. Vul een onderwerp en je bericht in.
5. Wil je alleen je contacten een antwoord sturen? Vink dat dan aan.
6. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Gmail stuurt dezelfde persoon niet bij elke mail opnieuw een antwoord, maar hooguit één keer per paar dagen. Zo krijgt niemand een reeks automatische mails.

6 tips voor een betere afwezigheidsmelding

1. Stel een einddatum in. Een melding die na je vakantie blijft staan, is slordig.
2. Noem de datum waarop je reageert, niet alleen je terugkomst. Je eerste dag zit vaak vol. "Ik reageer uiterlijk [datum]" is eerlijker.
3. Geef één duidelijk alternatief. Eén naam en één e-mailadres werkt beter dan een lijst van vijf collega's.
4. Spreek je collega eerst. Zet niemand als vervanger in je melding zonder dat hij of zij het weet.
5. Test hem. Stuur jezelf een mail vanaf een ander adres en kijk wat er terugkomt.
6. Pas de toon aan je lezers aan. Een advocatenkantoor schrijft anders dan een webshop in sneakers.

Afwezigheidsmelding voor klantenservice: waarom één persoonlijke melding niet genoeg is

Bij een persoonlijk e-mailadres is een afwezigheidsmelding prima. Maar als klanten jou rechtstreeks mailen over een bestelling, blijft hun vraag gewoon liggen tot je terug bent. De melding vertelt ze alleen dat ze moeten wachten.

Daarom werken veel teams met één gedeeld adres, zoals info@ of klantenservice@, in plaats van met persoonlijke mailboxen. Is iemand afwezig, dan pakt een collega de mail op. Hoe je zo'n adres in Outlook toevoegt, lees je in gedeelde mailbox toevoegen in Outlook.

Met een gedeelde inbox zoals Bugalou ga je nog een stap verder:

• Alle kanalen op één plek. E-mail, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger en de chat op je website komen in één inbox. Wie er is, ziet alles.
• Toewijzen aan wie er is. Je wijst gesprekken toe aan een collega, zodat er tijdens je vakantie niets blijft liggen.
• Eén afwezigheidsbericht voor alle kanalen. Je stelt je kantooruren in en schrijft één afwezigheidsbericht. Stuurt een klant buiten kantooruren een bericht via e-mail, WhatsApp, Instagram, Messenger of de chat op je website, dan krijgt hij dat bericht automatisch terug, via hetzelfde kanaal. Hoogstens één keer per 4 uur per gesprek, dus niemand krijgt een reeks automatische berichten.
• Een AI-agent buiten kantooruren. Met Bugalou Pro beantwoordt een AI-agent veelgestelde vragen, bijvoorbeeld over levertijden, retouren en de status van een bestelling, ook 's avonds en in het weekend. Lees er meer over in de klantenservice chatbot gids.

Bereid je je voor op een drukke periode? Lees dan ook klantenservice voorbereiden op Black Friday.

Zet onder je afwezigheidsmelding ook een nette handtekening, met je naam en een collega of telefoonnummer voor dringende vragen. Die maak je in een minuut met onze gratis e-mailhandtekening generator.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een afwezigheidsmelding en een automatisch antwoord?

In de praktijk niets: het zijn twee namen voor hetzelfde. Outlook noemt het "automatische antwoorden", Gmail spreekt van een antwoord bij afwezigheid en in het Engels heet het een out-of-office of vacation responder.

Krijgt iemand bij elke mail opnieuw mijn afwezigheidsmelding?

Nee. Outlook (Microsoft 365) stuurt elke afzender één keer een antwoord zolang de melding aan staat. Gmail stuurt dezelfde persoon hooguit één keer per paar dagen een antwoord.

Moet ik mijn afwezigheidsmelding in het Engels schrijven?

Alleen als je veel internationale contacten hebt. Een tweetalige melding (voorbeeld 14) is dan een goede oplossing. In Outlook kun je ook een aparte tekst instellen voor mensen buiten je organisatie.

Is een afwezigheidsmelding verplicht?

Nee, maar het is wel netjes. Zonder melding weet iemand niet waarom je niet reageert en stuurt hij misschien drie keer dezelfde mail.

Kan ik een afwezigheidsmelding inplannen?

Ja. Zowel in Outlook als in Gmail stel je een begin- en einddatum in. De melding gaat dan vanzelf aan en uit.

Werkt een afwezigheidsmelding ook voor WhatsApp?

Niet via je e-mail. In WhatsApp Business stel je een apart afwezigheidsbericht in. Voorbeelden vind je in WhatsApp automatisch antwoord: 15+ voorbeelden.

Wil je dat er niets blijft liggen als iemand afwezig is? Probeer Bugalou 14 dagen gratis en bundel e-mail, WhatsApp, Instagram en je websitechat in één gedeelde inbox.

Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt in oktober 2026. Menu's in Outlook en Gmail kunnen sindsdien iets zijn veranderd.