Tareas y recordatorios

¿Qué son las tareas?

Las tareas te permiten anotar lo que aún hay que hacer, por ejemplo: "Llamar al proveedor por el plazo de entrega". Una tarea puede pertenecer a una conversación (un seguimiento) o ser independiente. En el momento que elijas, recibes un recordatorio y la conversación vuelve a la parte superior de tu bandeja de entrada.

Añadir un seguimiento desde una conversación

Abre una conversación en la bandeja de entrada, haz clic en el menú de la esquina superior derecha y elige Añadir tarea. Después rellena:

• Qué: lo que hay que hacer.
• Recuérdamelo: elige una opción rápida (En 1 hora, En 4 horas, Mañana 9:00, Lunes 9:00), elige tu propia fecha y hora con Elige hora…, o elige Sin recordatorio.
• Para quién: para ti por defecto. Asigna la tarea a un compañero y recibirá un aviso al momento. Esto está en Más opciones, junto con una nota y la prioridad.

Haz clic en Guardar. Las tareas abiertas de una conversación se muestran encima de la conversación, con la hora y para quién son. Desde ahí también puedes completarlas, reprogramarlas o eliminarlas.

Ocultar una conversación hasta el recordatorio

Activa Ocultar la conversación hasta entonces para quitar la conversación de tu bandeja de entrada hasta el recordatorio (posponer). Mientras tanto puedes encontrarla en el filtro Pospuestas. La conversación vuelve automáticamente:

• a la hora del recordatorio, o
• antes, en cuanto el cliente envía un mensaje nuevo.

Recordármelo solo si el cliente no responde

¿Estás esperando a que el cliente te conteste? Activa Solo si el cliente no responde, por ejemplo con la opción rápida En 2 días. Si el cliente responde antes, el recordatorio se descarta y la tarea se completa con una nota que indica que el cliente ha respondido. Si no responde, recibes tu recordatorio a la hora fijada.

¿Qué pasa cuando vence un recordatorio?

• Recibes una notificación en la campana del panel y una notificación push (si está activada).
• Si el panel está abierto, aparece una ventana emergente en la esquina inferior derecha. Haz clic en ella para abrir la conversación.
• La conversación se fija en la parte superior de tu bandeja de entrada con un icono de alarma y el título de la tarea hasta que completes la tarea.

Los recordatorios solo llegan a la persona a la que está asignada la tarea.

Completar una tarea con una nota

Haz clic en Marcar como hecha en una tarea. Si quieres, rellena ¿Qué se hizo?. En un seguimiento, esa nota se añade a la conversación como nota interna, para que tus compañeros vean exactamente qué ocurrió.

El menú Tareas

En Tareas, dentro del menú, ves todas tus tareas en un solo lugar. El número junto al elemento del menú indica cuántas tareas están abiertas.

• Mis tareas: tus propias tareas, filtradas por Abiertas, Hoy, Vencidas y Hechas. Haz clic en una conversación para abrirla directamente. Usa Exportar CSV para descargar la lista.
• Equipo: solo propietarios y administradores: cuántas tareas tiene abiertas y vencidas cada miembro del equipo. Haz clic en un nombre para ver sus tareas.
• Tableros: tareas en tableros kanban, de lista o de calendario (ver más abajo).

Tareas abiertas en la ficha del contacto

En la barra lateral de una conversación, la ficha del contacto muestra todas las tareas abiertas de este cliente en Tareas abiertas, incluidas las que pertenecen a otras conversaciones.

Disponibilidad por plan

• Starter, Pro y Enterprise: seguimientos en conversaciones, recordatorios, posponer y Mis tareas.
• Pro y Enterprise: también Boards, con kanban, automatizaciones y tareas recurrentes. Al añadir un seguimiento, entonces también puedes marcar Poner también en un tablero.