Hoe WhatsApp Business koppelen

Overzicht

Door WhatsApp aan Bugalou te koppelen ontvang en beantwoord je WhatsApp-berichten met je hele team vanuit één inbox, en stel je automatiseringen in, zoals orderupdates. Bugalou gebruikt de officiële WhatsApp Business API (Cloud API) van Meta. Met de WhatsApp-prijscalculator reken je je berichtkosten uit.

Je kunt op twee manieren koppelen:

• Een nieuw nummer dat nog niet in WhatsApp wordt gebruikt.
• Je nummer uit de WhatsApp Business-app. Dat blijf je gewoon op je telefoon gebruiken, naast Bugalou. Je chats van de afgelopen 6 maanden komen mee. Zie WhatsApp Business-app blijven gebruiken.

Wat heb je nodig?

• Een Facebook-account. Daarmee log je in bij Meta. Nog geen Meta-bedrijfsportfolio? Die maak je tijdens het koppelen gratis aan.
• Een telefoonnummer: een nieuw nummer dat een sms of oproep kan ontvangen (vast of mobiel, een 06-nummer kan ook), of je nummer uit de WhatsApp Business-app. Een nummer in de gewone WhatsApp-app moet daar eerst uit.
• Een Bugalou-account met een betaald abonnement (Starter of hoger).

Bedrijfsverificatie bij Meta is niet nodig om te beginnen; zonder verificatie kun je per dag een beperkt aantal nieuwe gesprekken starten. Een betaalmethode bij Meta heb je pas nodig als je zelf als eerste een bericht stuurt (templates). Antwoorden op klanten die jou een bericht sturen is gratis.

Koppelen in 6 stappen

Ga in Bugalou naar Kanalen en kies WhatsApp. De wizard laat bovenaan zien waar je bent.

1. Vereisten

Lees de vereisten, vink aan dat je een Facebook-account en een telefoonnummer klaar hebt, en klik op Doorgaan naar Meta.

2. Meta-account

Klik op Verbind Meta-account. Er opent een venster van Meta. Log in met Facebook, kies of maak je bedrijfsportfolio, vul je bedrijfsgegevens in en voer je telefoonnummer in.

• Nieuw nummer: je bevestigt het nummer met een code via sms of een oproep.
• Nummer uit de WhatsApp Business-app: Meta herkent het nummer en laat je de koppeling bevestigen in de app op je telefoon. Je krijgt daar een bericht van Meta; tik op koppelen en kies of je je chatgeschiedenis deelt.

3. Nummer

Kies het nummer dat je wilt koppelen. Je kunt er ook meer tegelijk kiezen. Een nummer dat al aan een andere Bugalou-workspace gekoppeld is, kun je hier niet kiezen.

4. Pincode

Stel een 6-cijferige pincode in voor tweestapsverificatie van je nummer. Voor een nummer uit de WhatsApp Business-app slaat Bugalou deze stap over: dat nummer is al geregistreerd.

5. Configuratie

Bugalou koppelt het nummer aan je inbox. Dit gaat vanzelf; wacht tot het klaar is.

6. Klaar

Je nummer is gekoppeld. Kies per nummer welk team de berichten krijgt, open je inbox, of maak meteen een WhatsApp-template.

WhatsApp Business-app blijven gebruiken

Koppel je je nummer uit de WhatsApp Business-app, dan gebruik je hetzelfde nummer op je telefoon én in Bugalou. Meta noemt dit ook wel coexistence.

• Berichten gaan beide kanten op. Wat een klant stuurt, zie je in de app en in Bugalou. Wat je vanuit Bugalou stuurt, staat ook in de app. Wat je op je telefoon typt, verschijnt in Bugalou met het label Telefoon.
• Je chats komen mee. Heb je bij het koppelen je chatgeschiedenis gedeeld, dan haalt Bugalou de gesprekken van de afgelopen 6 maanden op. Die staan als gesloten gesprekken in je inbox. Groepschats komen niet mee. Op het laatste scherm van de wizard zie je hoe ver het importeren is.
• Je contacten komen mee, met de namen uit je telefoon.

Waar je op let

• Je hebt de WhatsApp Business-app nodig, versie 2.24.17 of nieuwer. De gewone WhatsApp-app werkt hiervoor niet.
• Na het koppelen werken in de app verzendlijsten, verdwijnende berichten, eenmalig bekijken en live locatie niet meer. Groepschats blijven in de app, maar niet in Bugalou.
• Open de app regelmatig, minstens eens per twee weken. Gebruik je de app lang niet, dan verbreekt Meta de koppeling met Bugalou en moet je opnieuw koppelen.
• Berichten die je in de app typt blijven gratis. Voor berichten vanuit Bugalou gelden de gewone tarieven van de WhatsApp Business API.
• Het 24-uursvenster geldt alleen voor berichten vanuit Bugalou. Klanten die je schreven vóór het koppelen, bereik je vanuit Bugalou alleen met een template, tot ze opnieuw een bericht sturen.
• WhatsApp-bellen via Bugalou kan niet op zo'n nummer; oproepen komen gewoon binnen in de app.
• Staat de AI-agent aan voor WhatsApp, dan antwoordt die ook als jij op je telefoon meeleest. Zet hem uit als je liever zelf vanuit de app antwoordt.

Problemen oplossen

Mijn nummer staat in de gewone WhatsApp-app

Zet het nummer eerst over naar de WhatsApp Business-app en koppel het daarna, of verwijder het account in de app (WhatsApp → Instellingen → Account → Account verwijderen) en koppel het als nieuw nummer.

De koppeling met de WhatsApp Business-app is verbroken

Dat gebeurt als je de app lang niet hebt geopend, de koppeling in de app hebt verbroken, of WhatsApp opnieuw hebt geregistreerd. Bij een nieuwe telefoon herstelt Meta de koppeling meestal binnen een paar minuten vanzelf. Anders koppel je het nummer opnieuw via Kanalen → WhatsApp.

Het venster van Meta opent niet

Sta pop-ups toe voor Bugalou in je browser en probeer het opnieuw, of klik onder de knop op Probeer een andere manier.

Opnieuw beginnen

Ging er iets mis? Kies op de koppelpagina Ander nummer kiezen (je Meta-koppeling blijft staan) of begin helemaal opnieuw.

Meerdere nummers

Je kunt meerdere WhatsApp-nummers aan dezelfde workspace koppelen, bijvoorbeeld per afdeling, regio of merk. Het aantal nummers is onbeperkt op alle betaalde plannen.

Teamroutering

Geef elk nummer een standaardteam: nieuwe WhatsApp-gesprekken op dat nummer gaan dan automatisch naar dat team. Dat stel je in op het laatste scherm van de wizard of bij Instellingen → Routing. Voor routering op trefwoorden, tijdstip of andere voorwaarden gebruik je routeringsregels. Zie ook Teambeheer.