Wat Zijn Inbox Teams?

Inbox Teams zijn groepen teamleden die je helpen gesprekken in je inbox te organiseren en te routeren. In tegenstelling tot rollen (die machtigingen beheren), worden teams gebruikt om mensen te groeperen per functie of afdeling zodat gesprekken aan de juiste groep worden toegewezen.

Je kunt bijvoorbeeld teams aanmaken zoals:

• Sales — behandelt vragen voor aankoop en offertes
• Support — behandelt problemen na aankoop en retouren
• Facturatie — behandelt factuur- en betalingsvragen
• Technisch — behandelt productspecifieke technische ondersteuning

Teaminstellingen Openen

Ga naar Instellingen → Werkruimte-instellingen → Teaminstellingen om je teams te beheren. Hier kun je teams aanmaken, bewerken en verwijderen.

Een Team Aanmaken

1. Klik op de knop "Team toevoegen" rechtsboven
2. Vul de teamgegevens in:
   • Teamnaam — een duidelijke, beschrijvende naam (bijv. "Sales", "Support")
   • Beschrijving (optioneel) — leg uit wat het team behandelt
   • Kleur — kies een kleur voor eenvoudige visuele herkenning in de inbox
   • Leden — selecteer welke teamleden je wilt toevoegen
3. Klik op "Aanmaken" om het team op te slaan

Teamkaarten

Elk team wordt weergegeven als een kaart met:

• Teamnaam met kleur-badge
• Standaard-label — als het team is ingesteld als standaard voor nieuwe gesprekken
• Beschrijving — wat het team behandelt
• Aantal leden — hoeveel leden er in het team zitten
• Aantal gesprekken — hoeveel gesprekken zijn toegewezen aan dit team
• Lid-avatars — toont maximaal 5 avatars met een "+X" overflow

Een Team Bewerken

Klik op het potloodpictogram op een teamkaart om de naam, beschrijving, kleur of leden te bewerken. Wijzigingen worden direct opgeslagen.

Een Team Verwijderen

Klik op het prullenbakpictogram op een teamkaart om het te verwijderen. Gesprekken die aan een verwijderd team waren toegewezen, worden niet-toegewezen. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Standaard Team per Kanaal (Auto-Routing)

Je kunt een standaard team per kanaal instellen, zodat elk nieuw inkomend gesprek op dat kanaal automatisch wordt toegewezen aan het gekozen team. Dit werkt voor alle kanalen:

• WhatsApp — stel een standaard team in per telefoonnummer (Kanalen → WhatsApp → Team Routing dropdown)
• Instagram — stel een standaard team in voor je Instagram-account (Kanalen → Instagram → Team Routing)
• Messenger — stel een standaard team in per Facebook-pagina (Kanalen → Messenger → Team Routing)
• E-mail — stel een standaard team in per e-mailaccount (Kanalen → E-mail → Team Routing)
• Website Chat — stel een standaard team in voor je chat widget (Kanalen → Website Chat → Team Routing)

Eenmaal ingesteld krijgen alle nieuwe gesprekken op dat kanaal automatisch de team-badge en verschijnen ze in de gefilterde weergave van het team. Bestaande gesprekken worden niet beïnvloed — die kun je handmatig toewijzen.

Routing Regels (Pro Plan)

Voor geavanceerder routing biedt de Routing Regels-engine de mogelijkheid om conditionele regels te maken die gesprekken automatisch routeren op basis van:

• Trefwoorden — match woorden in de berichtinhoud
• Tijdstip — routeer anders tijdens kantooruren vs. buiten kantooruren
• Platform — routeer op basis van kanaal (WhatsApp, Instagram, E-mail, etc.)
• Telefoonnummerpatroon — match inkomende telefoonnummers
• Contact tag — routeer op basis van contactlabels

Routing regels kunnen toewijzen aan een team, round-robin verdeling gebruiken, toewijzen aan een specifieke gebruiker, prioriteit instellen of labels toevoegen. Regels worden van boven naar beneden geëvalueerd en stoppen bij de eerste match (tenzij anders geconfigureerd). Routing Regels vereisen een Pro plan of hoger.

Round-Robin Toewijzing

Round-robin verdeelt inkomende gesprekken gelijkmatig over teamleden. Wanneer een routing regel de "Round-Robin"-actie gebruikt, selecteert het het team en wijst automatisch elk nieuw gesprek toe aan het volgende beschikbare teamlid op volgorde. Dit zorgt voor een eerlijke werkverdeling.

Hoe Teams Werken in de Inbox

Zodra je teams hebt aangemaakt, verschijnen ze in de inbox-zijbalk als filteropties. Je kunt:

• Gesprekken filteren op team — klik op een teamnaam in de inbox-zijbalk om alleen de gesprekken van dat team te zien
• Gesprekken toewijzen aan een team — gebruik de team-dropdown in een gesprek om het naar de juiste groep te routeren
• Automatisch toewijzen via kanaal-standaard — stel een standaard team per kanaal in zodat nieuwe gesprekken automatisch worden gerouteerd
• Automatisch toewijzen via routing regels — maak routing regels voor geavanceerde conditionele routing (Pro plan)

De team-badge (gekleurde stip + teamnaam) wordt naast labels weergegeven in de gesprekkenlijst voor eenvoudige visuele herkenning.

Teams vs. Rollen

Functie	Teams	Rollen
Doel	Gesprekken organiseren & routeren	Toegang & machtigingen beheren
Waar	Werkruimte-instellingen → Teaminstellingen	Werkruimte-instellingen → Gebruikersinstellingen
Zichtbaar in	Inbox-zijbalk, gesprekstoewijzing	Gebruikersbeheer, toegangscontrole
Een gebruiker kan	Meerdere teams hebben	Eén rol hebben

Voor het beheren van gebruikersmachtigingen, zie Je team en rollen beheren.