Automatiseringen Bouwen

Automatiseringen Overzicht

Met Automatiseringen kun je berichten, toewijzingen en acties automatiseren op basis van triggers. Navigeer naar Automations in de zijbalk. Beschikbaar op Starter en hogere plannen.

Je Automatiseringslijst

De hoofdpagina toont al je automatiseringen als kaarten. Elke kaart toont:

• Naam en beschrijving
• Statusbadge — Actief (groen) of Inactief (grijs)
• Triggerinfo — welke gebeurtenis de automatisering start en eventuele vertraging
• Acties — Bewerken, Activeren/Deactiveren of Verwijderen

Een Nieuwe Automatisering Maken

Je hebt twee startpunten:

• "+ Nieuwe automatisering" — opent de builder met een leeg canvas
• "📚 Templates Bekijken" — blader door kant-en-klare templates per categorie

Template Categorieën

Templates zijn georganiseerd in deze categorieën:

• WhatsApp — orderbevestigingen, verzendmeldingen, Track & Trace, welkomstberichten, afwezigheidsberichten, kortingscodes, winkelwagen-herinneringen
• WooCommerce — order ontvangen, verzonden, voltooid, geannuleerd
• Business — afspraakherinneringen, betalingsherinneringen
• Email — orderbevestiging, verlaten winkelwagen, verzendingtracking, review verzoeken, AI e-mail categorisatie (Pro)
• Instagram — geautomatiseerde reacties voor Instagram DM's
• Messenger — geautomatiseerde reacties voor Facebook Messenger

De Visuele Builder

De builder is een visuele, node-gebaseerde workflow-editor waarin je stappen met elkaar verbindt. Zie Visuele Builder en Workflow Canvas voor meer details.

Trigger Node (startpunt)

Elke automatisering begint met een trigger. Triggertypes zijn:

• 💬 WhatsApp — inkomend WhatsApp-bericht
• 🛒 WooCommerce — order-events (aangemaakt, bijgewerkt, voltooid)
• ⚡ Zapier — getriggerd door een Zapier-webhook
• 📨 Event — aangepaste events (contact aangemaakt, bericht ontvangen, etc.)
• 📧 Email ontvangen — inkomende e-mail
• ⏱ WhatsApp-venster verlopen — jullie antwoordden laatst en de klant bleef stil tot het 24-uursvenster sloot (Pro)
• 📵 Gemiste oproep — een klant belde (Twilio of WhatsApp-oproep) en niemand nam op (Pro)

Actiestappen

Voeg stappen toe vanuit het linkerpaneel Stappen toevoegen, of via het invoegmenu tussen twee stappen. Beschikbare acties:

• 💬 Bericht versturen — stuur een WhatsApp-bericht (komt alleen aan binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant)
• 📄 WhatsApp-template sturen — stuur een door Meta goedgekeurde WhatsApp-template, ook na 24 uur
• 📋 Interactief Menu — laat de klant kiezen uit opties (Pro)
• 🏷️ Tag toevoegen — tag het contact
• ⏱️ Vertraging — wacht voordat de volgende stap start
• 🔍 Bestelstatus checken — stop als de bestelling al betaald is
• 😊 Alleen als de klant tevreden is — stopt de flow bij een open ticket of een lage tevredenheidsscore (zet hem vóór een reviewverzoek)
• ❓ Voorwaarde — vertakkingslogica op basis van criteria (Ja/Nee paden)
• 👤 Toewijzen aan team — routeer het gesprek naar een teamlid
• 📦 Stuur Tracking Info — haal automatisch tracking op uit de bestelling (Pro)
• 🛍️ Stuur Productinfo — haal automatisch productdetails op (Pro)
• 🏪 Stuur Cataloguslink — nodig de klant uit om producten te bekijken (Pro)
• 📧 E-mail versturen — verstuur vanuit een e-mailtemplate (Pro)
• 🏁 Flow beëindigen — markeer het einde van de workflow

Variabelen

Gebruik dynamische variabelen in je berichten. Voor WooCommerce-automatiseringen kun je variabelen gebruiken zoals {{klantnaam}}, {{ordernummer}}, {{product}}, {{bedrag}}, {{leverdatum}}, en trackingvariabelen van MyParcel of Sendcloud.

WhatsApp-berichten na 24 uur

Op WhatsApp toont de stap Bericht versturen een waarschuwing: een gewoon bericht komt alleen aan binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant. Stuur je later een bericht (na een bestelling, na een vertraging, …), gebruik dan WhatsApp-template sturen. Zie Antwoordvenster: 24 uur en 7 dagen.

De stap WhatsApp-template sturen werkt met elke trigger (WooCommerce, Lightspeed, Picqer, Returnless, MyParcel, Sendcloud, bol.com, formulieren, Zapier/API/webhook, ticket gesloten, e-mail ontvangen …) en na een vertragingsstap. Zo stel je hem in:

1. Voeg de stap toe via Stappen toevoegen of het invoegmenu tussen twee stappen.
2. Kies een goedgekeurde template, of maak er een via + Nieuwe template.
3. Kies voor elke {{1}}, {{2}} een variabele uit het menu { }, of typ vaste tekst. Het menu toont alleen variabelen die de trigger echt vult. Staat {{1}} direct na "Hoi", dan is die al ingesteld op de klantnaam.
4. Controleer de live preview met voorbeeldwaarden.

Lege velden worden verstuurd als "-". Is de gekozen template niet meer goedgekeurd, dan zie je een waarschuwing en wordt de stap overgeslagen tot je een andere template kiest.

Het bericht gaat via je gekoppelde WhatsApp-nummer en verschijnt in het WhatsApp-gesprek van de klant in de inbox. Was er nog geen gesprek, dan wordt het aangemaakt als gesloten (een proactief bericht is geen ticket). Reageert de klant, dan komt het gesprek terug.

Gebruik je een template uit de bibliotheek die WhatsApp gebruikt? Dan dient de builder de recepttekst bij het opslaan in als nieuwe template, en kies je per {{n}} een variabele. Bugalou vertaalt de variabelen van het recept naar de gegevens van de trigger. Heeft een variabele geen gegevens (bijvoorbeeld de leverdatum bij WooCommerce), dan wordt "-" verstuurd, nooit "{{…}}".

Templates beheer je onder Kanalen → WhatsApp → Templates. Zie WhatsApp-templates beheren.

Automatisch opvolgen: met de trigger WhatsApp-venster verlopen stuur je automatisch een opvolgtemplate als de klant na jullie antwoord 24 uur stil bleef, en sluit je het ticket na een ingesteld aantal dagen zonder reactie. Begin met het recept Nog hulp nodig? (Pro). Zie Automatiseringstemplates Bibliotheek.

Proactieve berichten (Pro)

Met deze triggers stuur je de klant een WhatsApp-template vóór de klant zelf contact zoekt. Ze zijn beschikbaar voor Pro en Enterprise; elk heeft een kant-en-klaar recept in de Automatiseringstemplates Bibliotheek.

• Zending Vertraagd (event bij MyParcel en Sendcloud) — de zending is onderweg maar kreeg al een aantal dagen geen nieuwe status. Je stelt bij de trigger in na hoeveel dagen (standaard 3). Bugalou controleert dit elk uur en stuurt één bericht per vertraging; komt er daarna een nieuwe status en blijft het weer stil, dan kan er opnieuw een bericht gaan. Zendingen ouder dan 30 dagen tellen niet mee.
• Gemiste oproep — een klant belde en niemand nam op: bij Twilio als er geen medewerker beschikbaar was of niemand opnam, bij WhatsApp-oproepen als de oproep eindigde zonder dat er werd opgenomen. Eén keer per oproep. Je krijgt ook een melding "Gemiste oproep".
• Retour ontvangen en Terugbetaling verwerkt (events bij Returnless) — gebaseerd op de retourstatus in Returnless (bijv. "Ontvangen" of "Terugbetaald"). Elke automatisering gaat één keer per retour af, ook als Returnless de status vaker doorgeeft.

Voor een reviewverzoek gebruik je het bestaande event Bezorgd (MyParcel of Sendcloud) met een vertraging van een paar dagen en daarna de stap Alleen als de klant tevreden is. Die stap stopt de flow als de klant een open ticket heeft (actief in de laatste 30 dagen) of in de laatste 30 dagen een tevredenheidsscore van 3 of lager gaf.

Opslaan & Publiceren

Klik op "Opslaan & Publiceren" rechtsboven om je automatisering op te slaan en te activeren. De stappenteller toont hoeveel stappen je hebt gebruikt van het maximum van 100.