Abwesenheitsnotiz: 16 Beispiele + Einrichten in Outlook und Gmail (2026)

Du gehst in den Urlaub, hast einen Tag frei oder das Büro ist über die Feiertage geschlossen? Dann sollen Leute nicht tagelang auf eine Antwort warten, ohne zu wissen, warum. Eine Abwesenheitsnotiz (auch automatische Antwort oder Out-of-Office-Nachricht genannt) löst das: Wer dir schreibt, erfährt sofort, dass du nicht da bist, bis wann, und an wen er sich wenden kann.

In diesem Artikel findest du 16 Beispieltexte zum Kopieren, was immer in eine Abwesenheitsnotiz gehört und wie du sie in Outlook und Gmail einrichtest.

Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz?

Eine gute Abwesenheitsnotiz ist kurz und beantwortet vier Fragen:

1. Bist du nicht da? Sag es im ersten Satz.
2. Bis wann? Nenne das Datum, ab dem du antwortest. „Nach dem Urlaub" ist zu vage.
3. Was passiert mit der E-Mail? Liest du sie später, oder wird sie nicht weitergeleitet?
4. An wen kann man sich wenden? Eine Kollegin, ein Kollege, eine allgemeine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer für dringende Fälle.

Was du besser weglässt:

• Zu viele Details. „Ich bin zwei Wochen in Thailand" muss niemand wissen, und es verrät Fremden, dass deine Wohnung leer steht.
• Versprechen, die du nicht hältst. Schreib nicht „Ich antworte sofort nach meiner Rückkehr", wenn 300 E-Mails auf dich warten.
• Vertrauliche Informationen. Deine Notiz geht auch an Fremde und Spam-Absender. Keine internen Telefonnummern oder Projektnamen.

16 Beispiele für eine Abwesenheitsnotiz

Kopiere den Text und ersetze, was in [Klammern] steht.

1. Kurz und geschäftlich

✉️ E-Mail-Beispiel

Vielen Dank für deine Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] abwesend und habe in dieser Zeit nur eingeschränkt Zugriff auf meine E-Mails. Ab [Datum] antworte ich so schnell wie möglich. In dringenden Fällen wende dich bitte an [Name] unter [E-Mail-Adresse].

2. Förmlich (Sie-Form)

✉️ E-Mail-Beispiel

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Vom [Datum] bis einschließlich [Datum] bin ich nicht im Büro. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer].

Mit freundlichen Grüßen [Name]

3. Urlaub, locker

✉️ E-Mail-Beispiel

Hallo! Ich bin im Urlaub und ab dem [Datum] wieder da. Deine Mail lese ich dann. Kann es nicht warten? Schreib [Name] an [E-Mail-Adresse]. Bis bald!

4. Urlaub mit Vertretung

✉️ E-Mail-Beispiel

Danke für deine E-Mail. Ich bin bis einschließlich [Datum] im Urlaub. In dieser Zeit vertritt mich [Name], erreichbar unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer]. Nach meiner Rückkehr lese ich deine Nachricht.

5. Ein Tag frei

✉️ E-Mail-Beispiel

Ich bin heute nicht im Büro. Morgen, am [Datum], beantworte ich deine Nachricht. Bei dringenden Fragen wende dich an [Name] unter [E-Mail-Adresse].

6. Weihnachten und Neujahr

✉️ E-Mail-Beispiel

Vielen Dank für deine Nachricht. Über die Feiertage ist unser Büro vom [Datum] bis einschließlich [Datum] geschlossen. Ab dem [Datum] sind wir wieder für dich da und beantworten alle Nachrichten in der Reihenfolge ihres Eingangs. Wir wünschen dir frohe Feiertage und einen guten Start ins neue Jahr!

7. Feiertag

✉️ E-Mail-Beispiel

Wegen [Feiertag] sind wir heute geschlossen. Morgen, am [Datum], sind wir wieder erreichbar und melden uns bei dir.

8. Außerhalb der Geschäftszeiten (Kundenservice)

✉️ E-Mail-Beispiel

Danke für deine Nachricht! Unser Kundenservice ist von Montag bis Freitag von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] erreichbar. Wir haben deine E-Mail erhalten und antworten am nächsten Werktag. Viele Antworten findest du auch in unserem Hilfecenter.

9. Onlineshop: viel los rund um Black Friday oder die Feiertage

✉️ E-Mail-Beispiel

Danke für deine Nachricht! Wegen des hohen Aufkommens rund um [Aktion] dauert unsere Antwort gerade länger als sonst: Wir antworten innerhalb von [Anzahl] Werktagen. Fragen zu deiner Bestellung? Mit deiner Bestellnummer kannst du dein Paket unter [Link] verfolgen. Retouren startest du unter [Link].

10. Krank

✉️ E-Mail-Beispiel

Vielen Dank für deine Nachricht. Ich bin derzeit krank und weiß noch nicht, wann ich wieder arbeite. Deine E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wende dich bitte an [Name] unter [E-Mail-Adresse].

11. Mutterschutz oder Elternzeit

✉️ E-Mail-Beispiel

Vielen Dank für deine E-Mail. Ich bin bis zum [Datum] in Elternzeit und lese in dieser Zeit keine E-Mails. Bitte wende dich an [Name] unter [E-Mail-Adresse], die oder der meine Aufgaben übernimmt.

12. Auf einer Messe, Schulung oder Konferenz

✉️ E-Mail-Beispiel

Ich bin bis einschließlich [Datum] auf [Veranstaltung] und habe wenig Zeit für E-Mails. Ich antworte spätestens am [Datum]. Bist du auch auf [Veranstaltung]? Komm gern an Stand [Nummer] vorbei.

13. Nicht mehr im Unternehmen

✉️ E-Mail-Beispiel

Vielen Dank für deine Nachricht. Ich arbeite nicht mehr bei [Unternehmen]. Deine E-Mail wird nicht weitergeleitet. Bei Fragen wende dich bitte an [Name] unter [E-Mail-Adresse] oder an unsere allgemeine Adresse [E-Mail-Adresse].

14. Zweisprachig (Deutsch und Englisch)

✉️ E-Mail-Beispiel

Vielen Dank für deine Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] abwesend. In dringenden Fällen wende dich bitte an [Name] unter [E-Mail-Adresse].

Thank you for your email. I am out of the office until [date]. For urgent matters, please contact [name] at [email address].

15. Mit Humor (nur wenn es zu deiner Marke passt)

✉️ E-Mail-Beispiel

Ich bin kurz offline und lade meine Batterien auf. Ab dem [Datum] bin ich wieder voll aufgeladen und beantworte deine Mail. Dringend? [Name] ist online: [E-Mail-Adresse].

16. Gemeinsames Postfach oder Team

✉️ E-Mail-Beispiel

Danke für deine Nachricht an [Team]. Bis einschließlich [Datum] arbeiten wir mit einem kleineren Team. Deine E-Mail ist angekommen und wir antworten innerhalb von [Anzahl] Werktagen. Geht es um eine Bestellung? Gib bitte deine Bestellnummer an, dann können wir dir schneller helfen.

Suchst du Texte für WhatsApp statt für E-Mail? Dann schau dir WhatsApp automatische Antwort: 15+ Beispiele an.

Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten

Neues Outlook und Outlook im Web

1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad (Einstellungen).
2. Geh zu Konto > Automatische Antworten.
3. Aktiviere Automatische Antworten.
4. Setze ein Häkchen bei Antworten nur während eines Zeitraums senden und wähle Start- und Enddatum. Dann schaltet sich die Notiz von selbst wieder aus.
5. Schreib deine Nachricht. Für Personen außerhalb deiner Organisation kannst du einen eigenen Text festlegen.
6. Klicke auf Speichern.

Klassisches Outlook (Windows)

1. Klicke auf Datei > Automatische Antworten.
2. Wähle Automatische Antworten senden und lege bei Bedarf einen Zeitraum fest.
3. Schreib einen Text auf der Registerkarte Innerhalb meiner Organisation und auf Außerhalb meiner Organisation.
4. Klicke auf OK.

Du siehst Automatische Antworten nicht? Dann nutzt du wahrscheinlich ein IMAP- oder POP-Konto statt Microsoft 365 oder Exchange. Dort funktioniert die Abwesenheitsnotiz über eine Regel mit einer Vorlage, oder du richtest sie bei deinem E-Mail-Anbieter ein.

Outlook auf dem Smartphone

Tippe auf dein Profilbild > das Zahnrad > dein Konto > Automatische Antworten.

Abwesenheitsnotiz in Gmail einrichten

1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad und wähle Alle Einstellungen aufrufen.
2. Bleib auf dem Tab Allgemein und scrolle zu Abwesenheitsnotiz.
3. Schalte sie ein und wähle den ersten und (optional) den letzten Tag.
4. Gib einen Betreff und deine Nachricht ein.
5. Soll die Antwort nur an deine Kontakte gehen? Setze dann das Häkchen.
6. Klicke unten auf Änderungen speichern.

Gmail antwortet derselben Person nicht bei jeder E-Mail, sondern höchstens alle paar Tage einmal. So bekommt niemand eine Reihe automatischer Mails.

6 Tipps für eine bessere Abwesenheitsnotiz

1. Leg ein Enddatum fest. Eine Notiz, die nach dem Urlaub noch aktiv ist, wirkt nachlässig.
2. Nenne das Datum, an dem du antwortest, nicht nur deine Rückkehr. Der erste Tag ist meist voll. „Ich antworte spätestens am [Datum]" ist ehrlicher.
3. Gib eine klare Alternative an. Ein Name und eine E-Mail-Adresse funktionieren besser als eine Liste mit fünf Kolleginnen und Kollegen.
4. Sprich zuerst mit deiner Vertretung. Nenne niemanden als Vertretung, ohne dass die Person davon weiß.
5. Teste sie. Schick dir selbst eine Mail von einer anderen Adresse und schau, was zurückkommt.
6. Pass den Ton an deine Leser an. Eine Kanzlei schreibt anders als ein Sneaker-Shop.

Abwesenheitsnotiz im Kundenservice: Warum eine persönliche Notiz nicht reicht

Für eine persönliche E-Mail-Adresse ist eine Abwesenheitsnotiz völlig in Ordnung. Aber wenn Kunden dir direkt wegen einer Bestellung schreiben, bleibt ihre Frage liegen, bis du zurück bist. Die Notiz sagt ihnen nur, dass sie warten müssen.

Deshalb arbeiten viele Teams mit einer gemeinsamen Adresse wie info@ oder service@ statt mit persönlichen Postfächern. Ist jemand abwesend, übernimmt eine Kollegin oder ein Kollege. Wie du so eine Adresse in Outlook hinzufügst, liest du in geteiltes Postfach in Outlook einrichten.

Mit einem gemeinsamen Posteingang wie Bugalou gehst du noch einen Schritt weiter:

• Alle Kanäle an einem Ort. E-Mail, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger und der Chat auf deiner Website landen in einem Posteingang. Wer da ist, sieht alles.
• Zuweisen an die, die da sind. Du weist Gespräche einer Kollegin oder einem Kollegen zu, damit während deines Urlaubs nichts liegen bleibt.
• Eine Abwesenheitsnachricht für alle Kanäle. Du legst eure Geschäftszeiten fest und schreibst eine Abwesenheitsnachricht. Schreibt ein Kunde außerhalb der Geschäftszeiten per E-Mail, WhatsApp, Instagram, Messenger oder über den Chat auf deiner Website, bekommt er diese Nachricht automatisch zurück, über denselben Kanal. Höchstens einmal alle 4 Stunden pro Gespräch, damit niemand eine Reihe automatischer Nachrichten bekommt.
• Ein KI-Agent außerhalb der Geschäftszeiten. Mit Bugalou Pro beantwortet ein KI-Agent häufige Fragen, zum Beispiel zu Lieferzeiten, Retouren und dem Bestellstatus, auch abends und am Wochenende. Mehr dazu im Kundendienst-Chatbot-Leitfaden.

Bereitest du dich auf eine stressige Zeit vor? Lies auch Kundenservice auf Black Friday vorbereiten.

Setze unter deine Abwesenheitsnotiz auch eine saubere Signatur mit deinem Namen und einer Vertretung oder Telefonnummer für dringende Fragen. Die erstellst du in einer Minute mit unserem kostenlosen E-Mail-Signatur Generator.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer Abwesenheitsnotiz und einer automatischen Antwort?

In der Praxis keiner: Es sind zwei Namen für dasselbe. Outlook nennt es „Automatische Antworten", Gmail „Abwesenheitsnotiz".

Bekommt jemand bei jeder Mail erneut meine Abwesenheitsnotiz?

Nein. Outlook (Microsoft 365) antwortet jedem Absender einmal, solange die Notiz aktiv ist. Gmail antwortet derselben Person höchstens alle paar Tage einmal.

Sollte ich meine Abwesenheitsnotiz auf Englisch schreiben?

Nur wenn du viele internationale Kontakte hast. Eine zweisprachige Notiz (Beispiel 14) ist dann eine gute Lösung. In Outlook kannst du auch einen eigenen Text für Personen außerhalb deiner Organisation festlegen.

Ist eine Abwesenheitsnotiz Pflicht?

Nein, aber sie ist höflich. Ohne Notiz weiß niemand, warum du nicht antwortest, und manche schicken dieselbe Mail dreimal.

Kann ich eine Abwesenheitsnotiz planen?

Ja. Sowohl in Outlook als auch in Gmail legst du ein Start- und Enddatum fest. Die Notiz schaltet sich dann automatisch ein und aus.

Funktioniert eine Abwesenheitsnotiz auch für WhatsApp?

Nicht über deine E-Mail. In WhatsApp Business richtest du eine eigene Abwesenheitsnachricht ein. Beispiele findest du in WhatsApp automatische Antwort: 15+ Beispiele.

Willst du, dass nichts liegen bleibt, wenn jemand abwesend ist? Teste Bugalou 14 Tage kostenlos und bündle E-Mail, WhatsApp, Instagram und deinen Website-Chat in einem gemeinsamen Posteingang.

Dieser Artikel wurde zuletzt im Oktober 2026 aktualisiert. Menüs in Outlook und Gmail können sich seitdem leicht geändert haben.