Klantenservice-medewerker · Les 2 van 5

Sneller antwoorden met snippets, AI en vertalen

Veel vragen komen elke dag terug. Met snippets en AI hoef je die niet telkens uit te typen, maar je blijft zelf degene die op verzenden drukt.

7 min

Dit onderdeel begint op 0:45 in de video.

Wat je leert

  • Een snippet maken met de juiste variabelen
  • Een snippet invoegen met /
  • Een AI-voorstel gebruiken en verbeteren
  • Een bericht en je antwoord vertalen

Stap voor stap

  1. 1

    Maak een snippet voor je meest gestelde vraag

    Ga naar Instellingen › Snippets en klik op Nieuwe Snippet. Vul Titel, Snelkoppeling en Inhoud in, alle drie verplicht. Een kapsalon maakt bijvoorbeeld de snelkoppeling openingstijden, zodat niemand de tijden hoeft op te zoeken.

  2. 2

    Kies de juiste variabele

    Onder Beschikbare Variabelen klik je een variabele de tekst in. Let goed op: {{Name}} is jouw eigen voornaam, de voornaam van de klant is {{ContactFirstName}}. Schrijf dus Hoi {{ContactFirstName}}, en onderteken met {{Name}}.

  3. 3

    Voeg ordergegevens toe als je een webshop hebt

    De variabelen {{OrderNumber}}, {{TrackingCode}} en {{TrackingLink}} staan niet in de lijst, maar je kunt ze zelf typen. Bugalou vult ze in vanuit de bestelling die bij het gesprek hoort. Is er geen bestelling gevonden, dan blijft die plek leeg, dus lees de tekst na voordat je verstuurt.

  4. 4

    Typ / aan het begin van het tekstvak

    Typ een schuine streep als eerste teken en daarna een deel van de snelkoppeling of titel. Kies met de pijltjes en bevestig met Enter of Tab. Een snippet vervangt wat er al in het tekstvak staat, dus voeg hem in voordat je zelf begint te typen.

  5. 5

    Laat de AI een antwoord voorstellen

    Klik bij het bericht van de klant op ✨ AI Antwoord. Je krijgt een venster met AI Suggesties; klik op een suggestie om hem in het tekstvak te zetten, of vraag nieuwe suggesties op. Er wordt nog niets verstuurd, dus controleer vooral namen, prijzen en data. Dit werkt vanaf het Pro-plan.

  6. 6

    Laat je eigen tekst verbeteren

    Heb je zelf al iets getypt, klik dan op de knop AI naast het tekstvak. De AI verbetert dan jouw concept in plaats van een nieuw antwoord te bedenken. De knop werkt pas als er tekst staat en het gesprek aan jou is toegewezen.

  7. 7

    Vertaal heen en terug

    Klik op Vertalen bij het bericht van de klant, dan zie je de vertaling onder het bericht. Typ daarna je antwoord in je eigen taal, klik op Bericht vertalen en kies bij Vertaal naar de taal van de klant. Via Herstel origineel ga je terug naar je eigen tekst. Vertalen hoort ook bij Pro.

Veelgemaakte fouten

Hoi {{Name}} gebruiken

Dan begroet je de klant met je eigen naam. Gebruik {{ContactFirstName}} voor de klant. Test een nieuwe snippet eerst in een gesprek en lees de tekst voordat je verstuurt.

Een AI-voorstel blind versturen

Een voorstel kan fout zijn, zeker bij prijzen, levertijden of afspraken die alleen jij kent. Lees het altijd na: wat je verstuurt, komt van jou. Klopt een voorstel niet, geef dan een duim omlaag en leg uit wat er mis was.

Een snippet over je tekst heen zetten

Omdat een snippet het tekstvak vervangt, ben je je halve antwoord kwijt als je hem er later bij wilt zetten. Begin met de snippet en typ daarna verder.

Gevoelige teksten vertalen zonder controle

Automatisch vertalen is geen beëdigde vertaling. Controleer juridische teksten, medische informatie en bedragen, of laat ze door iemand lezen die de taal spreekt.

Tips

  • Begin met vijf snippets voor je meest gestelde vragen en breid pas later uit.
  • Kies korte snelkoppelingen die je team kan raden, zoals retour of adres.
  • Staat een klant met een bijnaam of telefoonnummer in de inbox? Controleer dan de begroeting, want de variabele neemt over wat er bij het contact staat.

Dit heb je klaar als

  • Je hebt minstens drie snippets met de juiste klantvariabele
  • Je kunt een snippet invoegen zonder de muis
  • Je hebt een AI-voorstel aangepast en verstuurd
  • Je hebt een antwoord vertaald en weer teruggezet

Veelgestelde vragen

Wat is een snippet in klantenservice?

Een kant-en-klaar antwoord dat je met een korte snelkoppeling invoegt. Je vult de naam en andere gegevens met variabelen, zodat het toch persoonlijk blijft.

Welk plan heb ik nodig?

Snippets gebruik je ook zonder Pro. AI-voorstellen, AI-verbetering en handmatig vertalen vragen om Pro of hoger. Automatisch vertalen van hele klantgesprekken zit in Enterprise.

Verstuurt de AI zelf iets in deze stappen?

Nee. Een suggestie komt in je tekstvak en jij verstuurt hem. Dat is iets anders dan de AI-agent, die zelfstandig antwoordt op de kanalen waarop je hem hebt aangezet.

Naar welke talen kan ik vertalen?

In het tekstvak kun je kiezen uit Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans, Portugees, Italiaans, Arabisch en Turks.