Werkruimte Notificatie-instellingen

Overzicht

Werkruimte notificatie-instellingen gelden voor je hele team. Ze bepalen het standaard notificatiegedrag, automatische escalatiemeldingen, e-mailsamenvatting schema's, Slack-integratie en stille uren. Alleen admins en eigenaars kunnen deze instellingen wijzigen.

Let op: Individuele teamleden kunnen de standaard notificatievoorkeuren overschrijven in hun eigen Persoonlijke Instellingen → Notificaties. Escalatieregels en Slack-notificaties zijn echter werkruimtebreed en kunnen niet individueel worden overschreven.

Standaard teamnotificaties

Ga naar Workspace Instellingen → Notificaties. Het eerste gedeelte laat je standaard notificatievoorkeuren instellen voor alle teamleden:

• Nieuwe gespreksnotificaties — Melding wanneer een nieuw gesprek wordt aangemaakt
• Niet-toegewezen gespreksnotificaties — Melding aan het team wanneer een gesprek geen toegewezen agent heeft
• SLA-overtreding meldingen — Melding wanneer de reactietijd de drempel overschrijdt
• Vermeldingsmeldingen — Melding wanneer iemand @vermeld wordt in een interne notitie

Schakel elke instelling in of uit. Deze dienen als standaard — individuele leden kunnen aanpassen in hun persoonlijke instellingen.

Gesprekken die de AI-agent afhandelt

Zolang de AI-agent een gesprek afhandelt, krijgt je team geen pop-up of pushmelding per bericht van de klant. Er komt pas een melding als er een medewerker nodig is, bijvoorbeeld omdat de klant om een medewerker vraagt of de AI niet kan antwoorden. Ook een automatische toewijzing aan een medewerker (round-robin) telt als overdracht.

Herinnering voor het antwoordvenster

Op WhatsApp, Messenger en Instagram kun je maar een beperkte tijd vrij antwoorden. Ongeveer 1 uur voordat dat antwoordvenster sluit bij een onbeantwoord gesprek, stuurt Bugalou een herinnering:

• Is het gesprek toegewezen, dan krijgt alleen de toegewezen medewerker een persoonlijke melding (belletje en pushmelding).
• Is het gesprek niet toegewezen, dan krijgt het hele team de melding.

De herinnering komt één keer per bericht van de klant. Meer hierover lees je in Antwoordvenster: 24 uur en 7 dagen.

Verbroken koppelingen

Werkt de koppeling met WhatsApp, Messenger, Instagram of een Gmail- of Outlook-mailbox niet meer, dan ziet je team bovenaan het dashboard een rode balk "… werkt niet meer" met de knop Opnieuw koppelen. De balk blijft staan tot de koppeling weer werkt.

• Per verbroken koppeling komt er één melding bij het belletje, niet elke dag een nieuwe.
• Eigenaren en admins krijgen een e-mail, maximaal één keer per week zolang de koppeling verbroken is.
• Balk, melding en e-mail zijn in de taal van de werkruimte.

E-mailsamenvattingen & rapporten

Stuur automatisch samenvattings-e-mails naar je team:

• Dagelijkse samenvatting — Een dagelijks overzicht van gesprekken, reactietijden en teamprestaties. Stel de verzendtijd in (bijv. 09:00).
• Wekelijks rapport — Een wekelijkse samenvatting met trends, ranglijst en inzichten. Kies op welke dag van de week je wilt versturen.

Escalatieregels

Stel automatische meldingen in wanneer gesprekken niet op tijd worden afgehandeld:

• Niet-toegewezen gesprek escalatie — Waarschuw admins wanneer een gesprek langer dan het ingestelde aantal minuten niet-toegewezen blijft (bijv. 30 minuten).
• SLA reactietijd — Waarschuwing wanneer de eerste reactie langer dan de drempelwaarde duurt (bijv. 15 minuten).

Deze zijn werkruimtebreed en kunnen niet door individuele teamleden worden overschreven.

Slack-notificaties

Verbind je Slack-werkruimte om meldingen in een kanaal te ontvangen:

1. Maak een incoming webhook aan in je Slack-werkruimte instellingen
2. Plak de webhook URL in het veld "Slack Webhook URL"
3. Schakel in welke events naar Slack worden gestuurd: nieuwe gesprekken, niet-toegewezen meldingen, escalatiemeldingen

Stille uren

Onderdruk niet-urgente meldingen buiten werktijden voor alle teamleden:

• Schakel stille uren in en stel de begin- en eindtijd in (bijv. 22:00 tot 08:00)
• Tijdens stille uren worden alleen kritieke meldingen (zoals escalaties) verstuurd

Wijzigingen opslaan

Na het maken van wijzigingen verschijnt de knop "Wijzigingen opslaan". Klik erop om je instellingen te bewaren. Alle wijzigingen worden in de database opgeslagen en gelden direct voor de werkruimte.