Was sind interne Notizen?

Mit internen Notizen kannst du innerhalb eines Gesprächs mit deinem Team kommunizieren, ohne dass der Kunde es sieht. Nutze sie im Team-Posteingang, um Kontext zu teilen, um Hilfe zu bitten oder Entscheidungen zu dokumentieren.

Notizen erscheinen inline im Nachrichtenverlauf mit einem grauen linken Rand und der Kennzeichnung „(interne Notiz)", wodurch sie sich optisch von Kundennachrichten abheben.

Eine interne Notiz schreiben

1. Klicke auf das Notiz-Symbol unter dem Nachrichtenfeld, um in den Notizmodus zu wechseln
2. Du siehst die Kennzeichnung: „Interne Notiz (Nur für dich und dein Team sichtbar)"
3. Tippe deine Notiz in das Eingabefeld
4. Klicke auf das Papierflieger-Symbol, um die Notiz zu posten

Notiz-Funktionen

• Emoji — füge Emojis zu deinen Notizen hinzu
• Dateianhänge — hänge Dokumente oder Bilder an Notizen an
• @Erwähnungen — markiere Teammitglieder (siehe unten)

@Erwähnungen

Nutze @Erwähnungen, um die Aufmerksamkeit eines bestimmten Teammitglieds auf ein Gespräch zu lenken. Stelle sicher, dass dein Team korrekt eingerichtet ist — siehe Team und Rollen verwalten.

So erwähnst du jemanden

1. Tippe im Eingabefeld für interne Notizen @
2. Eine Autovervollständigungsliste mit deinen Teammitgliedern erscheint
3. Wähle die Person aus, die du erwähnen möchtest
4. Ihr Name wird als blaues Badge in der Notiz hervorgehoben
5. Poste die Notiz — die erwähnte Person sieht sie in ihrem Filter „Erwähnt"

Der Filter „Erwähnt"

Klicke in der Seitenleiste auf den Filter @ Erwähnt, um alle Gespräche zu sehen, in denen du markiert wurdest. Dieser Filter zeigt ein rotes Badge mit der Anzahl ungelesener Erwähnungen.

Unterfilter

• Alle — alle deine Erwähnungen
• Todo — ungelesene/unbearbeitete Erwähnungen, die deine Aktion erfordern
• Erledigt — Erwähnungen, die du als bearbeitet markiert hast

Erwähnungen als gelesen markieren

Wenn du eine ungelesene Erwähnung in einem Gespräch siehst, erscheint daneben ein Häkchen-Button. Klicke darauf, um sie als „erledigt" zu markieren — sie wandert vom Unterfilter Todo in den Unterfilter Erledigt.

Best Practices

• Nutze Notizen für Übergabekontext — erkläre, was passiert ist, bevor du an einen Kollegen übergibst
• Erwähne gezielt Personen, wenn du deren Input brauchst — lass Notizen nicht unadressiert
• Halte Notizen kurz und handlungsorientiert — konzentriere dich darauf, was als Nächstes passieren muss
• Nutze Notizen, um Entscheidungen zu dokumentieren — „Kunde hat Ersatz zugestimmt, Rückerstattung wird bearbeitet"
• Prüfe deine Todo-Erwähnungen regelmäßig — behandle sie wie eine persönliche Aufgabenliste