Wat zijn taken?

Met taken leg je vast wat er nog moet gebeuren, bijvoorbeeld: "Leverancier bellen over de levertijd". Een taak kan bij een gesprek horen (een opvolging) of los staan. Op het ingestelde moment krijg je een herinnering en staat het gesprek weer bovenaan in je inbox.

Een opvolging maken vanuit een gesprek

Open een gesprek in de inbox, klik rechtsboven op het menu en kies Taak toevoegen. Vul daarna in:

• Wat — wat er moet gebeuren.
• Herinner me — kies een snelkeuze (Over 1 uur, Over 4 uur, Morgen 09:00, Maandag 09:00), kies zelf een datum en tijd via Kies moment…, of kies Geen herinnering.
• Voor wie — standaard jijzelf. Wijs de taak toe aan een collega en die krijgt direct een melding. Dit staat onder Meer opties, samen met een notitie en de prioriteit.

Klik op Opslaan. De open taken van een gesprek staan boven het gesprek, met het tijdstip en voor wie ze zijn. Daar kun je ze ook afvinken, verzetten of verwijderen.

Gesprek verbergen tot de herinnering

Zet Verberg gesprek tot dan aan om het gesprek uit je inbox te halen tot het moment van de herinnering (snoozen). Je vindt het zolang terug onder het filter Gesnoozed. Het gesprek komt vanzelf terug:

• op het moment van de herinnering, of
• eerder, zodra de klant een nieuw bericht stuurt.

Alleen herinneren als de klant niet reageert

Wacht je op een antwoord van de klant? Zet dan Alleen als de klant niet reageert aan, bijvoorbeeld met de snelkeuze Over 2 dagen. Reageert de klant eerder, dan vervalt de herinnering vanzelf en wordt de taak afgevinkt met de notitie dat de klant heeft gereageerd. Reageert de klant niet, dan krijg je op het ingestelde moment gewoon je herinnering.

Wat gebeurt er bij een herinnering?

• Je krijgt een melding bij het belletje in het dashboard en een pushmelding (als je die hebt aangezet).
• Heb je het dashboard open, dan verschijnt rechtsonder een pop-up. Klik erop om het gesprek te openen.
• Het gesprek staat bovenaan in je inbox met een wekker en de titel van de taak, tot je de taak afvinkt.

Herinneringen gaan alleen naar degene aan wie de taak is toegewezen.

Afvinken met een notitie

Klik bij een taak op Afvinken. Je kunt optioneel invullen Wat is er gedaan?. Bij een opvolging komt die notitie als interne opmerking in het gesprek, zodat je collega's later precies zien wat er is gebeurd.

Het menu Taken

Via Taken in het menu zie je al je taken op één plek. Het getal bij het menu-item toont hoeveel taken er open staan.

• Mijn taken — je eigen taken, te filteren op Open, Vandaag, Te laat en Voltooid. Klik op een gesprek om het direct te openen. Met Exporteren download je de lijst als CSV.
• Team — alleen voor eigenaren en admins: per teamlid hoeveel taken er open en te laat zijn. Klik op een naam om diens taken te bekijken.
• Borden — taken op kanban-, lijst- of kalenderborden (zie hieronder).

Open taken op de contactkaart

In de zijbalk van een gesprek toont de contactkaart onder Open taken alle openstaande taken van deze klant, ook die bij andere gesprekken horen.

Beschikbaarheid per plan

• Starter, Pro en Enterprise — opvolgingen bij gesprekken, herinneringen, snoozen en Mijn taken.
• Pro en Enterprise — daarnaast borden, met kanban, automatiseringen en terugkerende taken. Bij een opvolging kun je dan ook Ook op een bord zetten aanvinken.