De interne kennisbank gebruiken
Leer hoe je de interne kennisbank gebruikt om procedures en documentatie bij te houden voor je team.
Wat is de interne kennisbank?
De interne kennisbank is een plek voor je team om procedures, veelgestelde vragen en handleidingen op te slaan. Het is bedoeld als naslagwerk voor medewerkers — niet voor klanten.
De kennisbank is apart van het publieke helpcentrum. Klanten zien de inhoud niet.
Artikelen aanmaken
- Ga naar Interne kennisbank in het dashboard
- Klik op Nieuw artikel
- Vul de titel in
- Schrijf de inhoud met de tekstopmaak-editor (vetgedrukt, koppen, lijsten, etc.)
- Kies een categorie (optioneel)
- Zet de status op Gepubliceerd zodat het zichtbaar is in de inbox
- Klik op Opslaan
Categorieën beheren
Gebruik categorieën om artikelen te groeperen, bijvoorbeeld per afdeling of onderwerp.
- Ga naar het tabblad Categorieën
- Voer een emoji en naam in
- Klik op Toevoegen
Artikelen kunnen bij het aanmaken aan een categorie worden gekoppeld.
Kennisbank gebruiken vanuit de inbox
Wanneer je een gesprek open hebt, kun je de kennisbank openen via het boekicoon in de rechter zijbalk.
- Zoek handmatig naar een artikel via het zoekveld
- Het systeem toont automatisch suggesties op basis van de laatste berichten van de klant
- Klik op een artikel om het te lezen als naslagwerk
De kennisbank is puur bedoeld om te lezen — zo houd je de juiste informatie bij de hand terwijl je een klant helpt.
Artikelen vastmaken
Vastgemaakte artikelen worden altijd bovenaan weergegeven in het kennisbank-paneel in de inbox — handig voor procedures die je team vaak nodig heeft.
- Ga naar de Interne kennisbank in het dashboard
- Hover over een artikel
- Klik op het speldpictogram (📌) om het artikel vast te maken
Klik opnieuw op het speldpictogram om het artikel los te maken.
Tips
- Houd artikelen kort en scanbaar met koppen en lijsten
- Publiceer een artikel pas als de inhoud klopt — concepten zijn niet zichtbaar in de inbox
- Gebruik de excerpt om een korte samenvatting toe te voegen zodat het artikel makkelijker te vinden is
- Maak veelgebruikte procedures vast zodat ze altijd zichtbaar zijn voor je team