Was sind Aufgaben?

Mit Aufgaben hältst du fest, was noch zu tun ist, zum Beispiel: „Lieferanten wegen der Lieferzeit anrufen“. Eine Aufgabe kann zu einem Gespräch gehören (eine Nachverfolgung) oder für sich stehen. Zum gewählten Zeitpunkt wirst du erinnert und das Gespräch steht wieder oben in deinem Posteingang.

Eine Nachverfolgung aus einem Gespräch anlegen

Öffne ein Gespräch im Posteingang, klicke oben rechts auf das Menü und wähle Aufgabe hinzufügen. Fülle dann aus:

• Was — was zu tun ist.
• Erinnere mich — wähle eine Schnellauswahl (In 1 Stunde, In 4 Stunden, Morgen 09:00, Montag 09:00), wähle selbst Datum und Uhrzeit oder wähle Keine Erinnerung.
• Für wen — standardmäßig du selbst. Weist du die Aufgabe einem Kollegen zu, wird dieser sofort benachrichtigt. Das findest du unter den weiteren Optionen, zusammen mit einer Notiz und der Priorität.

Klicke auf Speichern. Die offenen Aufgaben eines Gesprächs stehen über dem Gespräch, mit Zeitpunkt und Zuständigem. Dort kannst du sie auch erledigen, verschieben oder löschen.

Gespräch bis zur Erinnerung ausblenden

Aktiviere Gespräch bis dahin ausblenden, um das Gespräch bis zur Erinnerung aus deinem Posteingang zu entfernen (zurückstellen). Solange findest du es unter dem Filter Zurückgestellt. Das Gespräch kommt automatisch zurück:

• zum Zeitpunkt der Erinnerung oder
• früher, sobald der Kunde eine neue Nachricht schickt.

Nur erinnern, wenn der Kunde nicht antwortet

Wartest du auf eine Antwort des Kunden? Aktiviere dann Nur wenn der Kunde nicht antwortet, zum Beispiel mit der Schnellauswahl In 2 Tagen. Antwortet der Kunde vorher, entfällt die Erinnerung und die Aufgabe wird mit dem Hinweis erledigt, dass der Kunde geantwortet hat. Antwortet er nicht, wirst du zum eingestellten Zeitpunkt erinnert.

Was passiert bei einer Erinnerung?

• Du erhältst eine Benachrichtigung unter der Glocke im Dashboard und eine Push-Benachrichtigung (falls aktiviert).
• Ist das Dashboard geöffnet, erscheint unten rechts ein Pop-up. Klicke darauf, um das Gespräch zu öffnen.
• Das Gespräch steht mit einem Wecker und dem Titel der Aufgabe oben in deinem Posteingang, bis du die Aufgabe erledigst.

Erinnerungen gehen nur an die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist.

Erledigen mit einer Notiz

Klicke bei einer Aufgabe auf Erledigen. Optional kannst du Was wurde erledigt? ausfüllen. Bei einer Nachverfolgung wird diese Notiz als interne Notiz im Gespräch gespeichert, damit deine Kollegen genau sehen, was passiert ist.

Das Menü Aufgaben

Unter Aufgaben im Menü siehst du alle deine Aufgaben an einem Ort. Die Zahl neben dem Menüpunkt zeigt, wie viele Aufgaben offen sind.

• Meine Aufgaben — deine eigenen Aufgaben, filterbar nach Open, Heute, Überfällig und Erledigt. Klicke auf ein Gespräch, um es direkt zu öffnen. Mit Exportieren lädst du die Liste als CSV herunter.
• Team — nur für Inhaber und Admins: wie viele Aufgaben jedes Teammitglied offen und überfällig hat. Klicke auf einen Namen, um dessen Aufgaben zu sehen.
• Boards — Aufgaben auf Kanban-, Listen- oder Kalender-Boards (siehe unten).

Offene Aufgaben auf der Kontaktkarte

In der Seitenleiste eines Gesprächs zeigt die Kontaktkarte unter Offene Aufgaben alle offenen Aufgaben dieses Kunden, auch die aus anderen Gesprächen.

Verfügbarkeit je Tarif

• Starter, Pro und Enterprise — Nachverfolgungen zu Gesprächen, Erinnerungen, Zurückstellen und Meine Aufgaben.
• Pro und Enterprise — zusätzlich Boards mit Kanban, Automatisierungen und wiederkehrenden Aufgaben. Beim Anlegen einer Nachverfolgung kannst du dann auch Auch auf ein Board setzen ankreuzen.