Übersicht der Aktionstypen

Aktionen sind die Bausteine deiner Automatisierung — sie legen fest, was passiert, wenn der Trigger ausgelöst wird. Du kannst mehrere Aktionen miteinander verketten und Bedingungen und Verzögerungen dazwischen einfügen.

💬 Send WhatsApp Message

Sendet eine WhatsApp-Vorlagennachricht an den Kunden.

Konfiguration

• Vorlagentext — deine Nachricht mit {{Variablen}} für dynamische Inhalte
• Vorlagenname — eindeutiger Name in snake_case (z. B. order_bevestiging)
• Sprache — nl_NL, en_US, en_GB, de_DE, fr_FR, es_ES, it_IT
• Kategorie — UTILITY, MARKETING oder AUTHENTICATION
• Emoji-Auswahl — 100 Emojis, die du in deine Nachricht einfügen kannst

Deine Vorlage wird bei Meta zur Genehmigung eingereicht. Den Genehmigungsstatus siehst du auf der Automatisierungskarte.

Achtung: das 24-Stunden-Fenster

Der Schritt Nachricht senden zeigt bei WhatsApp eine Warnung: Eine normale Nachricht kommt nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden an. Willst du den Kunden später erreichen (nach einer Bestellung, nach einer Verzögerung, …)? Dann verwende WhatsApp-Vorlage senden (siehe unten). Mehr dazu findest du in Antwortfenster: 24 Stunden und 7 Tage.

📄 WhatsApp-Vorlage senden

Sendet eine von Meta genehmigte WhatsApp-Vorlage an den Kunden. So erreichst du den Kunden auch außerhalb des 24-Stunden-Fensters. Dieser Schritt funktioniert mit jedem Trigger (WooCommerce, Lightspeed, Picqer, Returnless, MyParcel, Sendcloud, bol.com, Formulare, Zapier/API/Webhook, Ticket geschlossen, E-Mail empfangen …) und nach einem Verzögerungsschritt.

Du fügst den Schritt über Schritte hinzufügen oder über das Einfügemenü zwischen zwei Schritten hinzu.

Konfiguration

• Vorlage — wähle eine genehmigte Vorlage oder erstelle direkt eine über + Neue Vorlage.
• Variablen — wähle für jede {{1}}, {{2}} eine Variable aus dem Menü { } oder tippe festen Text ein. Das Menü zeigt nur Variablen, die der Trigger tatsächlich befüllt, zum Beispiel:
  • WooCommerce: Kundenname, Bestellnummer, Bestellsumme, Bestelldatum, Produkte, Track-&-Trace-Link
  • Formular: Name des Absenders, Formularname, Ticketnummer
  • MyParcel/Sendcloud: Name, Bestellnummer, Tracking-Link, Tracking-Code, Versanddienstleister
  • Zapier/Webhook: zusätzlich jedes eingehende Feld als {{feldname}}
• Steht {{1}} direkt nach „Hallo", ist sie bereits auf den Kundennamen eingestellt.
• Vorschau — eine Live-Vorschau mit Beispielwerten.

Gut zu wissen

• Leere Felder werden als „-" gesendet.
• Ist die gewählte Vorlage nicht mehr genehmigt, siehst du eine Warnung. Der Schritt wird übersprungen, bis du eine andere Vorlage wählst.
• Die Nachricht wird von deiner verbundenen WhatsApp-Nummer gesendet und erscheint im WhatsApp-Gespräch des Kunden im Posteingang.
• Gab es noch kein Gespräch, wird es als geschlossen angelegt (eine proaktive Nachricht ist kein Ticket). Antwortet der Kunde, kommt das Gespräch zurück.

Vorlagen erstellst und verwaltest du unter Kanäle → WhatsApp → Templates. Siehe WhatsApp-Vorlagen verwalten.

📱 Send SMS

Sendet eine SMS an den Kunden über deine verbundene Twilio-Telefonnummer.

Konfiguration

• SMS-Nachricht — dein Nachrichtentext (max. 1600 Zeichen)
• Zeichenzähler — zeigt die aktuelle Zeichenzahl und wie viele SMS-Segmente gesendet werden (1 Segment = 160 Zeichen)

Tarifvoraussetzung: Pro-Tarif. Erfordert ein Twilio-Konto mit einer SMS-fähigen Telefonnummer.

📧 Send Email

Sendet eine E-Mail mit einer deiner gespeicherten E-Mail-Vorlagen.

Konfiguration

• Vorlage auswählen — wähle aus deinen E-Mail-Vorlagen (erstellt im E-Mail-Editor)
• Die E-Mail wird über deinen eingerichteten Anbieter gesendet (Resend oder Microsoft 365)

Tarifvoraussetzung: Pro-Tarif für E-Mail-Automatisierungsvorlagen.

📋 Interactive Menu

Sendet ein interaktives WhatsApp-Menü — eine strukturierte Nachricht mit auswählbaren Optionen, die der Kunde antippen kann.

Konfiguration

• Kopftext — Titel oben im Menü
• Haupttext — Hauptnachricht, die die Optionen erklärt
• Fußtext — kleiner Text unten
• Menüpunkte — jeder Punkt hat:
  • Titel — Button-Beschriftung
  • Beschreibung — zusätzlicher Kontext
  • Auto-Tag — versieht das Gespräch bei Auswahl automatisch mit einem Tag
  • Priorität — setzt die Gesprächspriorität bei Auswahl
  • Agent erforderlich — Markierung für die Übergabe an einen Menschen

Tarifvoraussetzung: Pro-Tarif.

👤 Assign to Team

Weist das Gespräch automatisch einem bestimmten Team zu.

Konfiguration

• Team auswählen — Dropdown mit den Teams deiner Organisation

📦 Send Track & Trace

Sendet Tracking-Informationen (Trackingnummer und URL) an den Kunden.

Konfiguration

• Eigene Nachricht — optionaler Zusatztext, der mit den Tracking-Infos gesendet wird

Funktioniert mit den Tracking-Variablen von MyParcel und Sendcloud.

🛍️ Send Product Info

Sendet Produktinformationen aus einer Bestellung an den Kunden.

Konfiguration

• Eigene Nachricht — optionaler Zusatztext

🏪 Send Catalog Link

Sendet einen Link zu deinem Produktkatalog.

Konfiguration

• Eigene Nachricht — optionaler Zusatztext zum Katalog-Link

❓ Check Condition

Erstellt eine Ja/Nein-Verzweigung in deinem Workflow anhand von Kriterien.

Konfiguration

• Menüoptions-IDs — welche Option des interaktiven Menüs der Kunde gewählt hat
• Ja-Zweig — Aktionen, die ausgeführt werden, wenn die Bedingung erfüllt ist
• Nein-Zweig — Aktionen, die ausgeführt werden, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist

Jeder Zweig kann eine eigene Kette aus Aktionen, Verzögerungen und sogar verschachtelten Bedingungen enthalten.

⏱️ Delay

Pausiert den Workflow für eine bestimmte Dauer, bevor es mit der nächsten Aktion weitergeht.

Konfiguration

• Wert — eine Zahl (z. B. 1, 2, 24)
• Einheit — Stunden

Nutze Verzögerungen für Follow-up-Nachrichten (z. B. eine Bewertungsanfrage 3 Tage nach der Lieferung).

😊 Nur wenn der Kunde zufrieden ist

Lässt den Rest des Ablaufs nur weiterlaufen, wenn der Kunde zufrieden wirkt. Setze diesen Schritt vor eine Bewertungsanfrage, damit nur zufriedene Kunden eine bekommen.

Der Ablauf stoppt, wenn

• der Kunde ein offenes Ticket hat, das in den letzten 30 Tagen aktiv war;
• der Kunde in den letzten 30 Tagen eine Zufriedenheitsbewertung von 3 oder weniger gab.

Der Schritt hat keine Einstellungen. Bugalou findet den Kunden über den Kontakt, die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse des Triggers.

🔍 Check Order Status

Prüft den aktuellen Status einer WooCommerce-Bestellung und leitet den Ablauf entsprechend weiter.

Konfiguration

• Stoppen bei Status — Status, bei denen der Ablauf anhalten soll (z. B. „processing", „completed")
• Fortfahren bei Status — Status, bei denen es weitergehen soll (z. B. „pending", „on-hold", „failed")

🤖 AI Categorize & Assign

Nutzt KI (GPT-4o-mini), um eine E-Mail automatisch zu kategorisieren und an das richtige Team weiterzuleiten.

Konfiguration

• Team automatisch zuweisen — automatisch dem vorgeschlagenen Team zuweisen
• Priorität automatisch setzen — die Gesprächspriorität automatisch setzen
• Tags automatisch hinzufügen — vorgeschlagene Tags automatisch hinzufügen

Tarifvoraussetzung: Pro-Tarif. Details findest du im Artikel „KI-E-Mail-Kategorisierung & intelligentes Routing".

🏁 End Flow

Beendet die Automatisierung. Keine Konfiguration nötig. Verwende diesen Schritt, um das Ende eines Zweigs oder Ablaufs ausdrücklich zu markieren.

📦 Send Bol.com Message

Sendet eine automatische E-Mail an den Kunden auf Basis eines bol.com-Bestellereignisses. Wird mit bol.com-Triggern (Bestellung, Versand, Retoure) verwendet.

Konfiguration

• Vorlage auswählen — wähle aus fertigen bol.com-Vorlagen (Bestellung erhalten, Versandbestätigung, Retourenbestätigung, Bewertungsanfrage) oder erstelle eine eigene Nachricht
• Nachrichtentext — dein E-Mail-Text mit dynamischen Variablen wie {{klantnaam}}, {{ordernummer}}, {{productnaam}}, {{totaalprijs}}, {{bezorgadres}}, {{datum}}
• Senden nach — optionale Verzögerung vor dem Versand (Wert + Einheit: Stunden, Tage oder Wochen). So kannst du zum Beispiel 48 Stunden nach der Lieferung eine Bewertungsanfrage senden
• Rechnung anhängen — optional die Bestellrechnung als Anhang mitsenden

Tarifvoraussetzung: Pro-Tarif.