Übersicht über Automatisierungen

Automatisierungen ermöglichen es dir, Nachrichten, Zuweisungen und Aktionen basierend auf Triggern zu automatisieren. Navigiere zu Automatisierungen in der Seitenleiste. Verfügbar ab dem Starter-Plan.

Deine Automatisierungsliste

Die Hauptseite zeigt alle deine Automatisierungen als Karten. Jede Karte zeigt:

• Name und Beschreibung
• Status-Badge — Aktiv (grün) oder Inaktiv (grau)
• Trigger-Info — welches Ereignis die Automatisierung startet und eventuelle Verzögerung
• Aktionen — Bearbeiten, Aktivieren/Deaktivieren oder Löschen

Eine neue Automatisierung erstellen

Du hast zwei Startpunkte:

• „+ Neue Automatisierung" — öffnet den Builder mit einer leeren Arbeitsfläche
• „📚 Vorlagen durchsuchen" — durchsuche vorgefertigte, nach Kategorie sortierte Vorlagen

Vorlagenkategorien

Vorlagen sind in folgende Kategorien unterteilt:

• WhatsApp — Bestellbestätigungen, Versandbenachrichtigungen, Track & Trace, Willkommensnachrichten, Abwesenheitsnachrichten, Rabattcodes, Warenkorb-Erinnerungen
• WooCommerce — Bestellung erhalten, versendet, abgeschlossen, storniert
• Business — Terminerinnerungen, Zahlungserinnerungen
• E-Mail — Bestellbestätigung, abgebrochener Warenkorb, Sendungsverfolgung, Bewertungsanfragen, KI-E-Mail-Kategorisierung (Pro)
• Instagram — automatische Antworten auf Instagram-DMs
• Messenger — automatische Antworten auf Facebook Messenger

Der visuelle Builder

Der Builder ist ein visueller, knotenbasierter Workflow-Editor, in dem du Schritte miteinander verbindest. Für einen tieferen Einblick siehe Visueller Builder und Workflow-Canvas.

Trigger-Knoten (Startpunkt)

Jede Automatisierung beginnt mit einem Trigger. Zu den Trigger-Typen gehören:

• 💬 WhatsApp — eingehende WhatsApp-Nachricht
• 🛒 WooCommerce — Bestellereignisse (erstellt, aktualisiert, abgeschlossen)
• ⚡ Zapier — ausgelöst durch einen Zapier-Webhook
• 📨 Ereignis — benutzerdefinierte Ereignisse (Kontakt erstellt, Nachricht empfangen usw.)
• 📧 E-Mail empfangen — eingehende E-Mail
• ⏱ WhatsApp-Fenster abgelaufen — ihr habt zuletzt geantwortet und der Kunde blieb still, bis das 24-Stunden-Fenster schloss (Pro)
• 📵 Verpasster Anruf — ein Kunde hat angerufen (Twilio oder WhatsApp-Anruf) und niemand hat abgenommen (Pro)

Aktionsschritte

Füge Schritte über das linke Seitenpanel Schritte hinzufügen hinzu oder über das Einfügemenü zwischen zwei Schritten. Verfügbare Aktionen:

• 💬 Nachricht senden — eine WhatsApp-Nachricht senden (kommt nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden an)
• 📄 WhatsApp-Vorlage senden — eine von Meta genehmigte WhatsApp-Vorlage senden, auch nach 24 Stunden
• 📋 Interaktives Menü — den Kunden aus Optionen wählen lassen (Pro)
• 🏷️ Tag hinzufügen — den Kontakt taggen
• ⏱️ Verzögerung — vor dem nächsten Schritt warten
• 🔍 Bestellstatus prüfen — abbrechen, falls die Bestellung bereits bezahlt ist
• 😊 Nur wenn der Kunde zufrieden ist — stoppt den Ablauf bei offenem Ticket oder niedriger Zufriedenheitsbewertung (vor eine Bewertungsanfrage setzen)
• ❓ Bedingung — Verzweigungslogik basierend auf Kriterien (Ja/Nein-Pfade)
• 👤 Team zuweisen — das Gespräch an ein Teammitglied weiterleiten
• 📦 Track & Trace senden — Tracking-Infos automatisch aus der Bestellung abrufen (Pro)
• 🛍️ Produktinfo senden — Produktdetails automatisch aus der Bestellhistorie abrufen (Pro)
• 🏪 Katalog-Link senden — den Kunden einladen, Produkte zu durchstöbern (Pro)
• 📧 E-Mail senden — aus einer E-Mail-Vorlage senden (Pro)
• 🏁 Ablauf beenden — das Ende des Workflows markieren

Variablen

Verwende dynamische Variablen in deinen Nachrichten. Für WooCommerce-Automatisierungen kannst du Variablen wie {{klantnaam}}, {{ordernummer}}, {{product}}, {{bedrag}}, {{leverdatum}} sowie Tracking-Variablen von MyParcel oder Sendcloud verwenden.

WhatsApp-Nachrichten nach 24 Stunden

Bei WhatsApp zeigt der Schritt Nachricht senden eine Warnung: Eine normale Nachricht kommt nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden an. Sendest du eine Nachricht später (nach einer Bestellung, nach einer Verzögerung, …), verwende stattdessen WhatsApp-Vorlage senden. Siehe Antwortfenster: 24 Stunden und 7 Tage.

Der Schritt WhatsApp-Vorlage senden funktioniert mit jedem Trigger (WooCommerce, Lightspeed, Picqer, Returnless, MyParcel, Sendcloud, bol.com, Formulare, Zapier/API/Webhook, Ticket geschlossen, E-Mail empfangen …) und nach einem Verzögerungsschritt. So richtest du ihn ein:

1. Füge den Schritt über Schritte hinzufügen oder das Einfügemenü zwischen zwei Schritten hinzu.
2. Wähle eine genehmigte Vorlage oder erstelle eine über + Neue Vorlage.
3. Wähle für jede {{1}}, {{2}} eine Variable aus dem Menü { } oder tippe festen Text ein. Das Menü zeigt nur Variablen, die der Trigger tatsächlich befüllt. Steht {{1}} direkt nach „Hallo", ist sie bereits auf den Kundennamen eingestellt.
4. Prüfe die Live-Vorschau mit Beispielwerten.

Leere Felder werden als „-" gesendet. Ist die gewählte Vorlage nicht mehr genehmigt, siehst du eine Warnung und der Schritt wird übersprungen, bis du eine andere Vorlage wählst.

Die Nachricht wird von deiner verbundenen WhatsApp-Nummer gesendet und erscheint im WhatsApp-Gespräch des Kunden im Posteingang. Gab es noch kein Gespräch, wird es als geschlossen angelegt (eine proaktive Nachricht ist kein Ticket). Antwortet der Kunde, kommt das Gespräch zurück.

Verwendest du eine Vorlage aus der Bibliothek, die WhatsApp nutzt? Dann reicht der Builder den Rezepttext beim Speichern als neue Vorlage ein, und du wählst für jede {{n}} eine Variable. Bugalou übersetzt die Variablen des Rezepts in die Daten des Triggers. Hat eine Variable keine Daten (zum Beispiel das Lieferdatum bei WooCommerce), wird „-" gesendet, nie „{{…}}".

Vorlagen verwaltest du unter Kanäle → WhatsApp → Templates. Siehe WhatsApp-Vorlagen verwalten.

Automatisch nachfassen: Mit dem Trigger WhatsApp-Fenster abgelaufen sendest du automatisch eine Follow-up-Vorlage, wenn der Kunde nach eurer Antwort 24 Stunden still blieb, und schließt das Ticket nach einer eingestellten Anzahl Tage ohne Antwort. Starte mit dem Rezept Nog hulp nodig? (Pro). Siehe Automatisierungsvorlagen-Bibliothek.

Proaktive Nachrichten (Pro)

Mit diesen Triggern sendest du dem Kunden eine WhatsApp-Vorlage, bevor er sich selbst meldet. Sie sind in Pro und Enterprise verfügbar; zu jedem gibt es ein fertiges Rezept in der Automatisierungsvorlagen-Bibliothek.

• Sendung verzögert (Event bei MyParcel und Sendcloud) — die Sendung ist unterwegs, hat aber seit einigen Tagen keinen neuen Status. Wie viele Tage, stellst du beim Trigger ein (Standard 3). Bugalou prüft das stündlich und sendet eine Nachricht pro Verzögerung; kommt danach ein neuer Status und bleibt es wieder still, kann erneut eine Nachricht gehen. Sendungen älter als 30 Tage zählen nicht.
• Verpasster Anruf — ein Kunde hat angerufen und niemand hat abgenommen: bei Twilio, wenn kein Mitarbeiter verfügbar war oder niemand abnahm, bei WhatsApp-Anrufen, wenn der Anruf ohne Annahme endete. Einmal pro Anruf. Du bekommst außerdem eine Benachrichtigung „Verpasster Anruf".
• Retoure erhalten und Erstattung verarbeitet (Events bei Returnless) — basierend auf dem Retourenstatus in Returnless (z. B. „Erhalten" oder „Erstattet"). Jede Automatisierung läuft einmal pro Retoure, auch wenn Returnless den Status mehrmals meldet.

Für eine Bewertungsanfrage nutzt du das bestehende Event Zugestellt (MyParcel oder Sendcloud) mit einer Verzögerung von ein paar Tagen und danach den Schritt Nur wenn der Kunde zufrieden ist. Dieser Schritt stoppt den Ablauf, wenn der Kunde ein offenes Ticket hat (aktiv in den letzten 30 Tagen) oder in den letzten 30 Tagen eine Zufriedenheitsbewertung von 3 oder weniger gab.

Speichern & Veröffentlichen

Klicke oben rechts auf „Speichern & Veröffentlichen", um deine Automatisierung zu speichern und zu aktivieren. Der Schrittzähler zeigt, wie viele der maximal 100 Schritte du verwendet hast.