Wozu brauchst du WhatsApp-Vorlagen?

WhatsApp erlaubt Unternehmen nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden, frei zu schreiben. Möchtest du danach noch etwas schicken oder selbst ein Gespräch beginnen? Dann brauchst du eine von Meta genehmigte Vorlage. Eine Vorlage ist ein fester Nachrichtentext mit Platzhaltern, zum Beispiel für den Vornamen des Kunden oder eine Bestellnummer.

Vorlagen gehören zu deinem WhatsApp-Kanal. Dieselben Vorlagen werden im Posteingang (nach 24 Stunden), in Automatisierungen, in Broadcasts und für die Zufriedenheitsumfrage (CSAT) verwendet.

Die Seite WhatsApp-Vorlagen

Gehe zu Kanäle und klicke auf der WhatsApp-Karte auf Templates (neben Verwalten). Du landest auf der Seite WhatsApp-Vorlagen mit all deinen Vorlagen und ihrem Status bei Meta:

• Genehmigt — einsatzbereit.
• In Prüfung — Meta prüft die Vorlage noch.
• Abgelehnt — auf der Karte steht der Grund von Meta.
• Pausiert — Meta hat die Vorlage angehalten (siehe unten).

Mit den Tabs Alle, Genehmigt, In Prüfung und Abgelehnt filterst du die Liste. Bei jedem Tab steht die Anzahl. Klicke auf Status aktualisieren, um den neuesten Status von Meta abzurufen.

Jede Karte zeigt Name, Sprache, Kategorie und Status sowie eine Vorschau im WhatsApp-Stil mit den Buttons. Variablen erscheinen als grüne Labels.

Mit Löschen entfernst du die Vorlage bei Meta, und zwar in allen Sprachen. Automatisierungen und Broadcasts, die diese Vorlage verwenden, funktionieren danach nicht mehr.

Eine neue Vorlage erstellen

Klicke auf Neue Vorlage. Das Formular hat drei Teile: 1 Grundlagen, 2 Inhalt und 3 Buttons.

Mit einem Beispiel starten

Unter Mit einem Beispiel starten wählst du eine Vorlage zum Start: Nachfassen nach 24 Std., Bestellupdate, Retoure erhalten, Terminerinnerung, Verpasster Anruf, Verspätete Lieferung, Erstattung verarbeitet oder Bewertungsanfrage. Die Bewertungsanfrage ist eine Marketing-Vorlage mit einem Button zu deiner Bewertungsseite: Trage dort deinen eigenen Link ein. Ein Beispiel füllt das ganze Formular in der gewählten Sprache aus. Wechselst du danach die Sprache der Nachricht und hast den Text noch nicht geändert, wechselt der Text mit.

1 Grundlagen

• Name — nur Kleinbuchstaben, Ziffern und _ (das Format von Meta), zum Beispiel vraag_opvolging. Derselbe Name darf in mehreren Sprachen existieren.
• Kategorie — Utility (empfohlen) für das Nachfassen zu einer Frage, Bestellung oder einem Termin. Dieser Tarif ist günstiger. Ist der Inhalt doch werblich, kann Meta die Kategorie ändern. Wähle Marketing für Angebote, Neuigkeiten und Kampagnen; dieser Tarif ist höher.
• Sprache der Nachricht — Nederlands, English oder Deutsch.

2 Inhalt

• Kopfzeile — optional, höchstens 60 Zeichen. In diesem Formular kannst du hier keine Variablen verwenden.
• Nachricht — der eigentliche Text, höchstens 1024 Zeichen (der Zähler steht darunter). Mit + Variable {{1}} fügst du Platzhalter ein: {{1}}, {{2}} und so weiter. Mit B setzt du Text *fett*, mit I _kursiv_.
• Fußzeile — optional, höchstens 60 Zeichen.

Beispielwerte: nur für die Prüfung durch Meta

Meta möchte für jede Variable ein Beispiel sehen, um die Vorlage prüfen zu können. Diese trägst du unter Beispielwerte ein, zum Beispiel Anne für {{1}}.

Wichtig: Das Beispiel ist nicht das, was dein Kunde bekommt. „{{1}} = Anne“ ist nur ein Beispiel für Meta. Beim Senden wird {{1}} durch den echten Wert ersetzt, zum Beispiel den Vornamen des Kunden. Dein Kunde Peter bekommt also „Hallo Peter“, nicht „Hallo Anne“.

Hast du mit einem Beispiel gestartet, steht bei jeder Variable, wofür sie steht, etwa Vorname Kunde oder Bestellnummer.

3 Buttons

Klicke auf Button hinzufügen, um bis zu 3 Buttons hinzuzufügen:

• Schnellantwort — ein Button, mit dem der Kunde per Tippen antwortet.
• Link öffnen — öffnet eine Webadresse (beginnt mit https://).
• Anrufen — ruft eine Telefonnummer an (etwa +31…).

So sieht es der Kunde

Unter So sieht es der Kunde siehst du eine Live-Vorschau deiner Nachricht mit den eingetragenen Beispielwerten.

Prüfen und bei Meta einreichen

Bevor du einreichen kannst, prüft Bugalou diese Regeln:

• Die Variablen sind der Reihe nach nummeriert, ohne Lücken ({{1}}, {{2}}, nicht {{1}}, {{3}}).
• Ganz am Anfang oder ganz am Ende des Textes steht keine Variable. Das lehnt Meta ab.
• Jede Variable hat einen Beispielwert.
• Alle Buttons sind vollständig ausgefüllt.

Klicke auf Bei Meta einreichen. Meta prüft die Vorlage, meist innerhalb weniger Minuten, manchmal bis zu 24 Stunden. Nach dem Einreichen kannst du eine Vorlage nicht mehr bearbeiten. Möchtest du etwas ändern, lösche die Vorlage und erstelle sie neu.

Eine Vorlage aus dem Posteingang senden

Ist das 24-Stunden-Fenster eines WhatsApp-Gesprächs abgelaufen, erscheint über dem Antwortfeld ein roter Balken mit dem Button Vorlage senden. Diesen Button siehst du auch bei einer fehlgeschlagenen Nachricht mit dem Hinweis „24-Std.-Fenster abgelaufen“.

1. Klicke auf Vorlage senden.
2. Wähle eine genehmigte Vorlage. Du kannst suchen; bei jeder Vorlage stehen Sprache und Kategorie. Vorlagen mit Medien oder einem Gutscheincode-Button sind ausgegraut und hier nicht wählbar.
3. Fülle jede Variable aus. Wo es passt, ist der Vorname des Kunden schon eingetragen.
4. Prüfe die Vorschau und klicke auf Vorlage senden.

Die Nachricht erscheint sofort im Gespräch. Eine Vorlage öffnet das Fenster nicht erneut: Erst wenn der Kunde antwortet, kannst du wieder frei schreiben. Fehlt dir eine Vorlage? In diesem Fenster gibt es auch + Neue Vorlage.

Was prüft Meta und was nicht?

• Meta prüft die Vorlage einmal. Die Werte, die du pro Nachricht einträgst, prüft Meta nicht.
• Bugalou nimmt den Namen des Kunden aus dem Kontakt. Das ist oft der WhatsApp-Profilname, und der ist nicht immer ein echter Vorname. Prüfe die Vorschau.
• Wenn viele Empfänger deine Nachricht blockieren oder melden, kann Meta die Vorlage pausieren. Du siehst dann den Status Pausiert.

Vorlagen in Automatisierungen

Du kannst eine genehmigte Vorlage auch automatisch senden lassen, zum Beispiel nach einer Bestellung oder nach einem Warteschritt. Dafür verwendest du im Automatisierungs-Builder den Schritt WhatsApp-Vorlage senden, in dem du pro Variable wählst, welche Daten eingesetzt werden. Wie das geht, liest du im Artikel „Automatisierungen erstellen“.

Vorlagen mit Bild, Video oder Dokument

Vorlagen mit einem Bild, Video oder Dokument in der Kopfzeile erstellst du (vorerst) im Broadcast-Assistenten. Du kannst sie über Broadcasts senden, aber (noch) nicht aus dem Posteingang.