Erste Nachricht senden
Lernen Sie, wie Sie aus dem gemeinsamen Posteingang auf Kundennachrichten antworten, Gesprächsstatus verstehen und Funktionen wie Labels und Zuweisungen nutzen.
Der Posteingang
Der Posteingang ist der Ort, an dem alle Kundengespräche zusammenlaufen. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Posteingang, um ihn zu öffnen. Sie sehen links eine Liste der Gespräche und rechts das ausgewählte Gespräch. Für erweiterte Posteingang-Funktionen siehe Gespräche im Posteingang verwalten.
Gesprächsliste
Jedes Gespräch in der Liste zeigt:
- Kontaktname (oder Telefonnummer, falls unbekannt)
- Kanal-Symbol — WhatsApp, E-Mail, Instagram, Chat usw.
- Letzte Nachrichtenvorschau
- Zeitstempel
- Zugewiesener Agent (Avatar)
- Labels (farbige Tags)
Auf eine Nachricht antworten
- Klicken Sie auf ein Gespräch in der Liste, um es zu öffnen
- Geben Sie Ihre Antwort in das Nachrichteneingabefeld unten ein
- Drücken Sie Enter oder klicken Sie auf Senden, um zu antworten
Die Nachricht wird über denselben Kanal gesendet, den der Kunde verwendet hat — WhatsApp-Antworten gehen zurück zu WhatsApp, E-Mail-Antworten zurück zur E-Mail usw.
Gesprächsstatus
Gespräche können verschiedene Status haben, um Sie organisiert zu halten:
- Aktiv — wird gerade bearbeitet, benötigt Aufmerksamkeit
- Ausstehend — wartet auf eine Antwort (vom Kunden oder Team)
- Gelöst — Problem ist gelöst, Gespräch ist geschlossen
Filtern Sie Gespräche nach Status über die Tabs oben im Posteingang.
Gespräche zuweisen
Klicken Sie auf die Zuweisen-Schaltfläche (Personen-Symbol), um ein Gespräch einem bestimmten Teammitglied zuzuweisen. Nur das zugewiesene Mitglied erhält Benachrichtigungen für neue Nachrichten in diesem Gespräch.
Labels hinzufügen
Klicken Sie auf die Label-Schaltfläche, um farbcodierte Labels wie „Dringend", „Vertrieb", „Support" usw. hinzuzufügen. Labels helfen Ihnen, Gespräche zu kategorisieren und zu filtern.
Abschlussnotizen
Beim Lösen eines Gesprächs können Sie eine Abschlussnotiz auswählen — einen vordefinierten Grund für das Schließen (z. B. „Gelöst", „Spam", „Duplikat"). Dies hilft bei der Berichterstattung und Analytics.
WhatsApp-Vorlagen senden
WhatsApp hat ein 24-Stunden-Nachrichtenfenster. Wenn ein Kunde Ihnen in den letzten 24 Stunden keine Nachricht gesendet hat, müssen Sie eine Vorlagennachricht verwenden, um den Kontakt zu initiieren. Klicken Sie auf das Vorlagen-Symbol im Nachrichteneingabefeld, um eine genehmigte Vorlage auszuwählen.
Tipps für den Einstieg
- Senden Sie eine Testnachricht von Ihrem persönlichen Telefon an Ihre verbundene WhatsApp-Nummer
- Öffnen Sie das Website-Chat-Widget auf Ihrer Website und senden Sie einen Test-Chat
- Antworten Sie vom Posteingang aus, um die vollständige Erfahrung zu erleben