Übersicht

Das Planungs-Modul in Bugalou ist Ihr zentraler Ort zur Verwaltung von Terminen mit Kontakten. Sie finden es in der linken Navigationsleiste unter dem Kalender-Symbol. Von hier aus planen Sie Gespräche ein, weisen Mitarbeiter zu und behalten den Überblick darüber, was wann geplant ist.

Der Kalender

Die Planungsseite hat zwei Ansichten, zwischen denen Sie oben wechseln können:

• Kalender — Monatsansicht mit einer Zelle pro Tag. Tage mit Terminen zeigen einen farbigen Indikator. Klicken Sie auf einen Tag, um die Details in einem Seitenbereich rechts zu sehen.
• Liste — Chronologische Liste aller bevorstehenden Termine mit Status, Uhrzeit, Kontakt und zugewiesenem Mitarbeiter.

Tag-Detail (Seitenbereich)

Klicken Sie in der Monatsansicht auf einen Tag, um den Seitenbereich zu öffnen. Sie sehen alle Termine an diesem Tag mit:

• Uhrzeit und Dauer
• Betreff
• Kontakt (Name + Telefonnummer)
• Zugewiesener Mitarbeiter
• Ort (falls ausgefüllt)
• Status (Geplant / Abgeschlossen / Abgesagt / Nicht erschienen)

Aus dem Seitenbereich heraus können Sie einen Termin direkt bearbeiten oder absagen.

Einen neuen Termin erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuer Termin oben rechts. Das Erstellungsformular öffnet sich mit folgenden Feldern:

Betreff (erforderlich)

Eine kurze Beschreibung des Termins, z. B. „Kennenlerngespräch" oder „Follow-up Demo".

Kontakt (erforderlich)

Geben Sie einen Namen, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse in das Suchfeld ein. Während Sie tippen, erscheinen passende Kontakte automatisch in einem Dropdown-Menü — klicken Sie auf den gewünschten Kontakt, um ihn auszuwählen. Sie müssen nicht den vollständigen Namen eintippen: einige wenige Zeichen reichen aus.

Mitarbeiter

Wählen Sie, welchem Mitarbeiter der Termin zugewiesen wird. Standardmäßig steht dies auf „Ich selbst". Wenn Sie einen anderen Mitarbeiter auswählen, erhält dieser Mitarbeiter die Outlook-Synchronisation (siehe unten).

Start- und Endzeit (erforderlich)

Wählen Sie Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende des Termins. Die Endzeit muss nach der Startzeit liegen.

Ort

Optional — z. B. „Büro", „Teams-Meeting" oder „Telefonisch". Dieser Ort wird auch in der Bestätigungs-E-Mail aufgenommen und mit Outlook synchronisiert.

Notizen

Interne Notizen zum Termin. Für Mitarbeiter in Bugalou sichtbar, aber nicht automatisch mit dem Kontakt geteilt.

Erinnerung

Legen Sie fest, wie weit im Voraus der Kontakt eine Erinnerungs-E-Mail erhält:

• 30 Minuten vorher
• 1 Stunde vorher
• 6 Stunden vorher
• 24 Stunden vorher (Standard)
• 2 Tage vorher

Klicken Sie auf Erstellen, um den Termin zu speichern.

Automatische Bestätigungs-E-Mail

Sobald ein Termin erstellt wurde, sendet Bugalou automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Kontakt — sofern der Kontakt eine E-Mail-Adresse hat. Die E-Mail enthält:

• Betreff des Termins
• Datum und Uhrzeit
• Ort (falls ausgefüllt)
• Name des zugewiesenen Mitarbeiters
• Eventuelle Notizen/Beschreibung

Die E-Mail wird über die Bugalou-E-Mail-Infrastruktur mit dem Corporate Design Ihrer Organisation versendet.

Erinnerungs-E-Mail

Bugalou überprüft alle 15 Minuten, ob es Termine gibt, bei denen die Erinnerung versendet werden soll. Zum konfigurierten Zeitpunkt (z. B. 24 Stunden vor dem Termin) wird automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an den Kontakt gesendet. Jede Erinnerung wird nur einmal versendet.

Outlook-Kalender-Synchronisation

Wenn Ihre Organisation ein Microsoft/Outlook-E-Mail-Konto über Einstellungen → E-Mail-Kanäle verknüpft hat, werden Termine automatisch mit dem Outlook-Kalender des zugewiesenen Mitarbeiters synchronisiert.

So funktioniert es

• Erstellen — beim Erstellen eines Termins wird sofort ein Kalender-Eintrag in Outlook mit Betreff, Uhrzeit, Ort und Kontaktdaten erstellt.
• Bearbeiten — bei Änderungen (Uhrzeit, Ort, Beschreibung) wird der Outlook-Kalender-Eintrag automatisch aktualisiert.
• Absagen — bei Absage wird der Kalender-Eintrag aus Outlook entfernt.

Die Synchronisation ist nicht-blockierend: Wenn Outlook nicht verfügbar ist oder das Konto nicht verknüpft ist, hat dies keine Auswirkungen auf das Erstellen des Termins in Bugalou selbst.

Voraussetzungen für die Outlook-Synchronisation

• Ein Microsoft/Outlook-E-Mail-Konto, das mit Ihrer Organisation verknüpft ist (über Einstellungen → E-Mail-Kanäle → Microsoft hinzufügen)
• Der Bereich Calendars.ReadWrite muss beim Verknüpfen des Kontos genehmigt worden sein

Wenn Sie Ihr Outlook-Konto vor der Einführung der Kalender-Synchronisation verknüpft haben, verknüpfen Sie das Konto erneut, damit die richtigen Berechtigungen angefordert werden.

Einen Termin bearbeiten

Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben einem Termin in der Kalender- oder Listenansicht. Das Bearbeitungsformular öffnet sich mit denselben Feldern wie beim Erstellen. Nach dem Speichern werden Änderungen automatisch mit Outlook synchronisiert.

Einen Termin absagen

Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol neben einem Termin. Der Termin erhält den Status Abgesagt und wird aus dem Outlook-Kalender entfernt. Der Termin bleibt in Bugalou (als abgesagt) für Dokumentationszwecke sichtbar.

Statusübersicht

Status	Bedeutung
Geplant	Der Termin ist eingeplant und hat noch nicht stattgefunden
Abgeschlossen	Der Termin hat stattgefunden
Abgesagt	Der Termin wurde abgesagt
Nicht erschienen	Der Kontakt ist nicht erschienen